Trends in FM

Vergroot  wendbaarheid in en van uw organisatie door integrated FM

ISSNL - Trends in FM - Wendbaarheid in FM - 730x600 062024

De onderlinge verbondenheid, de snelheid waarmee we communiceren over landen en continenten heen en de snelheid waarmee de context waarin we opereren, kan veranderen, vereist een nieuwe vorm van wendbaarheid. Organisaties moeten in staat zijn om het bedrijfsmodel van vandaag te laten vallen om zich morgen opnieuw uit te vinden. Dat vereist iets van alle medewerkers. Een facilitair bedrijf dat wendbaarheid versnelt, kan het verschil maken tussen een future proof of een irrelevante organisatie.

Het facilitair bedrijf moet snel en, bij voorkeur, proactief de organisatie in staat stellen te reageren op ontwikkelingen en kansen. Vanuit IT zijn agile, scrum en LEAN doorgesijpeld naar andere beroepsgroepen en afdelingen waardoor responsiviteit toeneemt. Door die principes toe te passen op FM, is het facilitair bedrijf in staat om snel de beschikbare vierkante meters uit te breiden, terug te brengen, opnieuw in te richten en daarmee flexibele arbeidsovereenkomsten en tijdelijke en hybride werkmodellen te ondersteunen met flexibele werkplekken en flexibele kantoorruimten. Die wendbaarheid zorgt er voor dat de organisatie snel en efficiënt verder kan in de nieuwe realiteit zonder onnodige kosten te maken.

Wat betekent wendbaarheid?

Wendbaarheid betekent in staat zijn om zo snel mogelijk aan te kunnen passen aan de nieuwe realiteit. Aangezien verandering een constante is, moeten medewerkers die zich met de kernactiviteiten bezighouden, zich snel kunnen aanpassen aan die nieuwe realiteit. De behoefte daarin neemt toe en dat vereist veel van leiderschap, de locatie en de ondersteunende diensten. Het facilitair bedrijf kan doorslaggevend zijn bij die laatste twee door een flexibele organisatie of dienstverlening om zo in te kunnen spelen op veranderingen en kansen met behoud van operationele efficiëntie en klanttevredenheid. Deze vorm van wendbaarheid stelt hoge eisen aan het facilitair bedrijf.

Welke impact heeft wendbaarheid op de organisatie?

In essentie transformeert het bieden van wendbaarheid de rol van FM van een louter ondersteunende functie naar een strategische partner die proactief bijdraagt aan het behalen van de bedrijfsdoelstellingen. Het resultaat is een FM-organisatie die niet alleen voldoet aan de huidige behoeften, maar ook de veerkracht heeft om zich aan te passen aan de onbekende eisen van de toekomst.

Wendbaarheid vraagt dus een nogal wat van een organisatie en van facilitair in het bijzonder. Op strategisch niveau betekent dit kritisch kijken naar het bedrijfsmodel. Om deze toekomstbestendig en dus wendbaar te maken te maken, zijn flexibele contracten cruciaal. Dat voelt paradoxaal. Contracten moeten creativiteit en ondernemerschap stimuleren. Het traditionele model van reactieve besluitvorming maakt plaats voor een meer anticiperende aanpak, waarin FM-strategieën vooruitlopen op mogelijke veranderingen en trends in de bedrijfsomgeving. Vooral in vastgoed betekent dat een kentering. Opschalen in vierkante meters is vaak snel geregeld. Teruggaan in vierkante meters is een uitdaging want contract is contract. Een contract wat die flexibiliteit geeft, is duurder want het veronderstelde risico voor de verhuurder of eigenaar is groter.

Overigens geldt voor de gehele keten dat betere samenwerking noodzakelijk is. Door doelstellingen te delen met toeleveranciers en opdrachtgevers daar in mee te nemen kan worden gezocht naar gezamenlijk belang waardoor contracten veel meer kunnen worden ingestoken op de uitkomst voor de gehele keten, de branche of maatschappij. Het niveau waarop dan wordt onderhandeld, ligt dusdanig hoog dat die ook iets vereist van de demandorganisatie of regie-organisatie en van het facilitair bedrijf. Het kennisniveau moet omhoog om op dergelijke niveau met toeleveranciers samen te werken en mee te nemen in wat de wensen en behoeften zijn verderop in de keten.

Wendbaarheid heeft ook een financiële impact. Een organisatie wendbaar maken, vereist een financiële investering. De organisatie moet daar immers op worden ingericht. De juiste mensen, de juiste kennis en de juiste facilitaire diensten. In eerste instantie levert dat meer druk op kostenbeheersing en efficiëntie op. Eenmaal die wendbaarheid gerealiseerd, verdient zich dat terug in responsiviteit en imago.

In de operationele aansturing en uitvoering betekent dit aanpassing van interne werkwijzen en processen. Medewerkers in zowel kern en ondersteunende afdelingen moeten begrijpen wat er van hen wordt gevraagd en hoe ondersteunende diensten de wendbaarheid van de kernactiviteiten vergroten.

Naast mensen, processen en structuren heeft technologie ook impact op de wendbaarheid van een organisatie. Innovatieve technologie en oplossingen kunnen de transitie enorm versnellen en de drempels wegnemen die een snelle migratie in de weg staan.

WENDBAARHEID IN FM

Download onze whitepaper

Hoe vergroot u de wendbaarheid van uw organisatie? Lees in onze whitepaper alle redenen om te kiezen voor uitbesteding aan een gespecialiseerde dienstverlener! 

Open het whitepaperhttps://brand.issworld.com/m/799b32e8d8980b4d/original/ISSNL-Wendbaarheid-Whitepaper-Facilitaire-Modellen-062024.pdf

Hoe draagt FM bij aan wendbaarheid?

Wendbaarheid vraagt veel van een organisatie. Om mee te kunnen gaan in deze trend is het van belang dat er duidelijkheid is over wat er van de locatie en van de facilitaire diensten wordt verwacht. De facilitaire organisatie is in dat geval de strategisch adviseur die een organisatie met onderzoek en advies helpt om gedegen keuzes te maken op gebied van huisvesting en dienstverlening. Kwalitatief onderzoek levert de wensen en behoeften van medewerkers op en de perceptie van drukte en binnenklimaat. Door dit te combineren met harde data uit sensoren en dagstaten over bezettingsgraad en benuttingsgraad, temperatuur, looproutes en omzet ontstaat een totaalbeeld van gedrag, wensen en behoeften. Met die informatie kan de inrichting worden toegespitst op activiteiten waarbij uiteraard rekening kan worden gehouden met de diversiteit van de gebruikersgroep om inclusie en verbondenheid te bevorderen.

Wendbaarheid in FM staat of valt met het op- en afschalen van diensten op basis van gebruik, bezetting of activiteit op die locatie of ruimte. Dat kan adhoc op basis van een actuele situatie of voorspellend op basis van historische data. Daar komen sensoring en AI bij elkaar. AI kan van de ongestructureerde data stuurinformatie maken waarop tijdelijke en permanente aanpassingen in de bedrijfsstrategie worden gebaseerd. Hierover is onlangs een interessant whitepaper verschenen.

Wat is toekomst van wendbaarheid?

De locatie waar we werken is voor een groot aantal branches permanent veranderd. En die situatie zal blijven veranderen, want ons werk verandert. Kenniswerkers kunnen ongeacht de locatie en de activiteit werken. Daar staan branches tegenover waarin dit onmogelijk is. De eisen, wensen en behoeften lopen daardoor sterk uiteen.

Onder kenniswerkers verwachten we een verdere toename van hybride werken waarbij een paar dagen op kantoor worden gecombineerd met een paar dagen ergens anders. De kantoorlocatie verwordt steeds meer een plaats voor ontmoeting, kennisdeling en ontspanning. Op veel locaties groeit de noodzaak tot een best-in-class workplace experience om de wedloop op de arbeidsmarkt te kunnen winnen. Er zal een cultuur van continue evaluatie en aanpassing ontstaan waarin periodieke herzieningen van FM-processen en -strategieën de organisatie in staat stellen om snel te leren en te reageren op de veranderende behoeften van het bedrijf.

Over de verschillende branches zien we steeds grotere verschillen in werkcultuur en permanente veranderingen daarin. Het gevolg is dat er meer investeringen nodig zijn flexibele infrastructuren en in innovaties in mobiele technologieën. Vanzelfsprekend neemt hiermee ook de vraag naar aanpasbare, flexibele diensten toe. Dat is enkel mogelijk als de verschillende FM diensten (inclusief vastgoed) naadloos geïntegreerd zijn. Integraliteit wordt de sleutel tot wendbaarheid voor de facilitaire markt.

Het gaat in toenemende mate om de beleving en FM wordt daarmee nog meer het uithangbord de gewenste organisatiecultuur.

Gerelateerde artikelen

Neem contact met ons op!

Meer weten over hoe integrated FM van ISS bijdraagt aan wendbaarheid van uw organisatie? Stuur ons een kort bericht en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.