De kosten binnen de perken houden, is cruciaal voor elke organisatie. Ongeacht of dit een private of publieke organisatie is. De operationele kosten van een organisatie hebben veel invloed op het resultaat en, wanneer niet (volledig) op de juiste wijze ingezet, invloed op medewerkers, processen, toeleveranciers en klanten. Door kostenbeheersing wordt dit voorkomen en het uitbesteden van integrated facility management is een essentieel onderdeel daarin.
Definitie van kostenefficiëntie
Kostenefficiëntie, kostenbeheersing en kostenbesparing worden vaak door elkaar gebruikt. Of niet, maar dan wordt het één gezegd en het ander bedoeld. Door kosten te beheersen worden onnodige kosten bespaard en wordt een kostenbesparing met bijbehorende reorganisatie voorkomen. Door kostenbeheersing is een organisatie eigenlijk continu bezig met kostenefficiëntie: optimalisatie van de prestaties en operationele efficiëntie. Elke euro die erin gaat, moet onderaan de streep meer opleveren. Voorspelbaarheid is daarbij een vereiste. Dan helpt een duidelijke (beknopte) strategie en een focus op de kernactiviteiten van de organisatie. De rest is afleiding en daarmee direct en indirect een kostenrisico.
Bij welke doelstellingen is kostenefficiëntie relevant?
Waarom een organisatie kostenefficiënt wil zijn, is niet de belangrijkste vraag. Elke organisatie wil de operationele kosten zo laag mogelijk houden. Kostenefficiëntie kan een op doel op zich zijn, maar het kan ook een randvoorwaarde of katalysator zijn om andere organisatiedoelstellingen te realiseren. Bijvoorbeeld voor de optimalisatie van bedrijfsmiddelen, voor het vergroten van de flexibiliteit en schaalbaarheid van een organisatie of voor preventief en voorspelbaar onderhoud. Dat kan en moet kostenefficiënt waarbij kosten voorspelbaar zijn en misschien zelfs omlaag moeten. Zonder dat dit een negatieve impact heeft op de organisatie en haar medewerkers.
Wat levert kostenefficiëntie door integrated facility management u op?
Met kostenefficiëntie als middel ontstaat vanzelf het inzicht welke activiteiten direct bijdragen aan het resultaat van een organisatie en welke activiteiten ondersteunend zijn deze kernactiviteiten. Een organisatie die zicht verliest op de kernactiviteiten, verliest medewerkers, concurrentievoordeel, marktaandeel en reputatie. Een scherpe demarcatie helpt bij het maken van keuzes die de organisatie verder moeten helpen. Vooral ook omdat die demarcatie focus brengt, medewerkers centraal komen te staan en daardoor hun betrokkenheid en tevredenheid toeneemt. Zij kunnen immers hun expertise inzetten en worden daarin gesteund door de werkomgeving en door de strategie.
Die demarcatie betekent ook dat duidelijk wordt waar een organisatie niet goed in is. De ondersteunende activiteiten zijn noodzakelijk. Alleen het is niet noodzakelijk, zelfs ongewenst, als een organisatie deze activiteiten (allemaal) zelf uitvoert. Kostenefficiëntie op dat vlak betekent uitbesteden van activiteiten die niet tot de kernactiviteiten behoren. Door dat zo hoog mogelijk in de organisatie te regelen, kan een organisatie de samenwerking met een opdrachtnemer op strategisch / tactisch niveau afstemmen en worden verborgen operationele kosten voor aansturing voorkomen. Daarnaast kan de opdracht gevende organisatie gebruikmaken van de inkoopmacht, inkoopkracht of schaalvoordelen van de opdrachtnemer die vaak voor meer opdrachtgevers deze diensten uitvoert en daardoor efficiënter kan inkopen.