Agile FM: Toekomstmuziek of nu al actueel?

Agile werken, een begrip dat vaak wordt geassocieerd met de IT-wereld, heeft inmiddels zijn weg gevonden naar diverse bedrijfssectoren, waaronder Facility Management (FM). Maar is agile in FM al achterhaald, nog actueel of eigenlijk toekomstmuziek? Laten we eens duiken in de huidige toepassingen van agile in FM, de voordelen die het oplevert en wat we kunnen verwachten in de komende jaren.

Lengte: 842 woorden
Auteur: Han Strijbos

Agile in FM: Het heden

Wendbaarheid in actie

Agile werken in FM betekent, naast het toepassen van methodieken zoals Scrum of Kanban, vooral het omarmen van een mindset gericht op flexibiliteit en continue verbetering. Organisaties binnen FM hebben al concrete stappen gezet om deze wendbaarheid te integreren. Voorbeelden van actuele toepassingen:

• Snelle aanpassing aan veranderende behoeften: In plaats van rigide jaarplannen en -budgetten volgen FM-teams een flexibeler benadering. Ze passen hun dienstverlening snel aan op basis van de voortdurend veranderende behoeften van gasten.
• Multidisciplinaire teams: FM-teams werken steeds vaker in multidisciplinaire samenstellingen. Dit bevordert een snelle communicatie en een holistische benadering van facilitaire dienstverlening.
• Dagelijkse stand-ups voor onderhoudsteams: FM-teams voeren dagelijkse stand-up meetings uit om de voortgang van lopende onderhoudsprojecten te bespreken. Dit bevordert snelle communicatie, het identificeren van eventuele obstakels en het aanpassen van prioriteiten indien nodig.
• Iteratieve ruimteplanning op basis van gebruikersfeedback: Gebruikers worden regelmatig betrokken bij de evaluatie van de werkomgeving. Feedback over de indeling van ruimtes, werkplekken en voorzieningen wordt snel verwerkt, waardoor de inrichting van de ruimtes flexibel blijft en aansluit op de behoeften van medewerkers.
• Agile service desk voor snelle probleemoplossing: FM-organisaties implementeren een agile service desk die snelle respons biedt op facilitaire verzoeken. Door een flexibel ticketsysteem kunnen problemen snel worden toegewezen aan het juiste team en binnen korte tijd worden opgelost.
• Feedbackcycli voor leveranciers: Leveranciers van facilitaire diensten worden betrokken bij regelmatige feedbackcycli. Prestaties worden geëvalueerd en aanpassingen worden snel doorgevoerd om de dienstverlening te verbeteren.
• Rapid prototyping van nieuwe facilitaire oplossingen: Bij het implementeren van nieuwe faciliteiten of technologische oplossingen wordt gebruikgemaakt van rapid prototyping. Kleinschalige implementaties worden snel getest, geëvalueerd en aangepast voordat grootschalige uitrol plaatsvindt.
• Scrum voor projecten, evenementen en vergaderingen: FM-teams die verantwoordelijk zijn voor het organiseren van evenementen en vergaderingen passen scrum-methodieken toe. Korte sprints worden gebruikt om evenementen te plannen en organiseren, waardoor flexibiliteit wordt geboden bij het inspelen op last-minute wijzigingen.

Deze voorbeelden illustreren hoe agile werken in facility management, naast een abstract concept ook een praktische benadering is die direct toepasbaar is in verschillende facetten van facilitaire dienstverlening. Het stelt FM-organisaties in staat om adaptief en responsief te zijn in een voortdurend veranderende zakelijke omgeving.

De voordelen van agile werken in FM

De voordelen van agile werken in FM lijken voor de hand te liggen en blijven natuurlijk vrij generiek maar komen in hoofdlijnen op de volgende punten neer:

1. Flexibiliteit in optimale dienstverlening

Agile werken stelt FM-organisaties in staat om snel te schakelen en dienstverlening aan te passen aan veranderende omstandigheden, zoals een verschuiving in ruimtegebruik of nieuwe technologische vereisten.

2. Klantgerichtheid en dus kwaliteit van dienstverlening

Een agile benadering zorgt ervoor dat de behoeften van gebruikers centraal staan. Hierdoor wordt facilitaire dienstverlening direct afgestemd op de wensen en verwachtingen van de klant.

3. Continue verbetering

Door regelmatige evaluaties worden FM-processen continu verbeterd. Dit leidt tot efficiëntere operaties en een hogere tevredenheid van gebruikers. En dan vaak tegen een lager kostenplaatje omdat het proces onderweg meerdere malen geoptimaliseerd is zodat er geen onnodige kosten zijn gemaakt.

De toekomst van agile werken in FM

Hoewel nog lang niet alle FM-organisaties de actuele toepassingen van agile FM hebben omarmd, wil ik toch alvast vooruitkijken om te zien wat er op het gebied van agile FM nog op ons af gaat komen.

1. Verdere digitalisering

Agile in FM zal verder worden ondersteund door geavanceerde digitale tools en platformen. Dit omvat het gebruik van IoT voor realtime monitoring, digitale communicatiekanalen voor gebruikersfeedback en slimme analyses voor data gedreven besluitvorming.

2. Samenwerking in ecosystemen

FM-organisaties zullen actiever deelnemen aan bredere (bedrijfs)ecosystemen. Dit betekent samenwerking met externe partijen, leveranciers en zelfs gebruikers om een holistische facilitaire dienstverlening te garanderen.

3. Agile beyond operations

Agile zal niet beperkt blijven tot operationele processen. FM-teams zullen de agile mindset uitbreiden naar strategische planning, vastgoedontwikkeling, ruimteontwerp en duurzaamheidsinitiatieven.

4. Personalisatie van dienstverlening

Dankzij agile werken zullen FM-organisaties in staat zijn om dienstverlening verder te personaliseren op basis van individuele behoeften. Dit kan variëren van persoonlijke ruimte-instellingen tot specifieke facilitaire ondersteuning. De gebruiker zal nog meer centraal komen te staan.

Agile in FM is concreet, actueel en de toekomst

Al met al kunnen we concluderen dat agile werken al een tijdje geen abstract idee is binnen FM. De voordelen van flexibiliteit, klantgerichtheid en continue verbetering worden nu al ervaren. Terwijl we vooruitkijken, zien we een verdere integratie van digitalisering, samenwerking in ecosystemen en een bredere toepassing van de agile mindset.

Agile in FM is actueel én de toekomst. Het is een instrument waarmee FM-organisaties niet alleen inspelen op de behoeften van vandaag, maar ook voorbereid zijn op de uitdagingen van morgen. Het is tijd om de noten van wendbaarheid te laten weerklinken in de gangen van facility management, waarbij de harmonie tussen flexibiliteit en doelgerichtheid de sleutel vormt tot succes.