ADFÆRDSKODEKS OG SPEAK UP

Ansvarlig forretningsadfærd og Speak Up

ISS har forpligtet sig til at overholde etisk og ansvarlig forretningsadfærd. Denne forpligtelse er fast forankret i vores værdier (fællesskab, ærlighed, ansvarlighed, entreprenørånd og kvalitet) og understøttes af vores adfærdskodeks.

Code of Conduct

ISS' adfærdskodeks gælder for alle ISS-virksomheder og ISS-medarbejdere og opstiller nøgleprincipperne for at drive vores forretninger på en etisk og ansvarlig måde i overensstemmelse med vores værdier. Den vejleder alle ISS-medarbejdere om deres adfærd og opførsel, mens de er ansat, når de samarbejder med ISS-kolleger, vores kunder og deres medarbejdere, forretningspartnere og andre ISS-interessenter.

For at understøtte vores adfærdskodeks og sikre ansvarlig corporate governance har ISS implementeret en række compliance-politikker og -standarder. Nogle af disse kan ses her.

Vores purpose

Connecting people and places to make the world work better

Speak Up-politik

I tråd med ISS' værdier og adfærdskodeks går ISS ikke på kompromis med forretningsintegritet. Vi lægger vægt på at drive vores virksomhed i overensstemmelse med loven og høje etiske standarder.

ISS har indført en Speak Up-politik med et rapporteringssystem, der gør det muligt for medarbejdere, kunder, forretningspartnere og andre interessenter at indrapportere problemer på en sikker og fortrolig måde.

Hvis du er medarbejder, kunde, forretningspartner eller en anden type interessent og mener, en overtrædelse af ISS' adfærdskodeks, politikker eller relevante love og regler har fundet sted, vil vi opfordre dig til at sige det til nogen ved at indrapportere det. Ved at foretage en indrapportering handler du i overensstemmelse med vores adfærdskodeks og værdier og bidrager dermed til at beskytte vores virksomhed og omdømme.

Du kan indrapportere et problem på flere forskellige måder. Afhængigt af sagens art og alvor kan du starte med at tage din bekymring op med din overordnede eller leder, den lokale Head of People & Culture, den lokale Legal Director eller den lokale CFO.

Speak Up-systemet

Hvis du vil indrapportere en bekymring inden for rammerne af Speak Up-politikken, kan du gøre det via Speak Up-systemet. Al kommunikation vil være anonym og fortrolig, medmindre du giver andre instruktioner. For at gøre det nemmere at undersøge sagen opfordres du til at oplyse, hvem du er, og fortælle i detaljer om din bekymring.

Hvad kan man indrapportere via Speak Up-systemet

Speak Up-systemets formål er at udgøre en sikker og fortrolig kanal til indrapportering af mistanke om uacceptabel adfærd, mulige overtrædelser af love, regler eller interne politikker samt bekymring om forhold, der kan påvirke ISS' omdømme, drift og forretningsresultater negativt, og som ikke kan tages op ad de almindelige kanaler på grund af sagens natur. 

Speak Up-politikken kan hjælpe dig med at afgøre, om din bekymring bør indrapporteres via Speak Up-systemet.

Ting, der ikke bør indrapporteres via Speak Up-systemet

Bekymringer i forbindelse med dine ansættelsesvilkår og forhold på den lokale arbejdsplads, såsom konflikter med kolleger og ledere, disciplinære sanktioner samt korrekt og rettidig betaling af løn og ydelser er ikke omfattet af Speak Up-politikken og bør tages op med din lokale overordnede eller den lokale Head of People & Culture og løses lokalt.

Hvis du ikke føler dig tryg ved at tage din bekymring op via de lokale rapporteringskanaler, eller hvis sagen ikke løses tilfredsstillende, er du velkommen til at bruge Speak Up-systemet til at gøre opmærksom på din bekymring.

Efterforskningsproces
Når du indrapporterer en bekymring via det online eller bemandede Speak Up-hotlinesystem, vil den blive screenet af et eksternt advokatfirma for at beskytte processen mod interessekonflikter, før sagen sendes til Head of Group Internal Audit eller eskaleres til de relevante ISS-organer. 

Head of Group Internal Audit vil (i) inden for 7 dage registrere og kvittere for alle rapporter, (ii) vurdere, hvor alvorlig og troværdig rapporten er, (iii) og på dette grundlag bestemme, hvilke foranstaltninger der skal træffes. Nogle rapporter kan håndteres uden efterforskning. 

Head of Group Internal Audit kan rådføre sig med ISS Business Integrity Committee eller ISS Audit & Risk Committee og eventuelle ledende medlemmer af ledelsen om din rapport. Head of Group Internal Audit kan også hyre eksterne revisorer, efterforskere og/eller juridiske rådgivere til at hjælpe med at efterforske rapporten og analysere resultaterne af undersøgelsen.

Passende afhjælpende foranstaltninger vil blive truffet, hvis en efterforskning konkluderer, at ISS-politikker og/eller love og regler er blevet overtrådt. Hvor det er juridisk muligt, og afhængigt af omstændighederne, vil ISS informere dig om de foranstaltninger, der påtænkes eller iværksættes som opfølgning på rapporten og om begrundelsen for denne opfølgning.

Beskyttelse – ingen repressalier mod indberettere
Hvis du indrapporterer en bekymring til ISS i god tro, sikrer vi, at der ikke vil finde nogen diskrimination eller repressalier sted over for dig som følge af en Speak Up-rapport.

Hvis nationale love, hvor de finder anvendelse og er relevante, vil sikre dig bedre beskyttelse efter din Speak Up-rapport og efterforskningen heraf, vil de supplere eller tilsidesætte denne politik. 

Repressalier betyder enhver direkte eller indirekte handling eller undladelse, der har eller kan have uberettigede negative konsekvenser for indberetteren. Hvis du mener, at du er blevet udsat for repressalier i forbindelse med rapportering eller deltagelse i en efterforskning, skal du straks indrapportere det, du opfatter som repressalier, til Head of Group Internal Audit (se kontaktoplysninger nedenfor) eller via Speak Up-systemet. Alle sådanne rapporter efterforskes på fortrolig vis.

Alternative indrapporteringsmuligheder: indrapportering til myndigheder 
Hvis du er bosiddende i EU, kan du – i stedet for at indrapportere en bekymring til ISS – indrapportere den via den lokale eksterne rapporteringskanal, der er tilgængelig i dit land. Den eksterne rapporteringskanal administreres af en lokal myndighed i dit land og giver mulighed for indrapportering på samme måde som intern indrapportering til ISS. 

Du kan finde oplysninger om, hvilken myndighed der administrerer den eksterne rapporteringskanal, på webstedet Responsible Business Conduct & Speak Up for dit land. 

I Danmark er den eksterne rapporteringskanal for whistleblowers Datatilsynet.

Du opfordres til i første omgang at indrapportere bekymringer til ISS.

Persondata
Indsamling, behandling og enhver form for videregivelse af personoplysninger indsendt via Speak Up-systemet vil finde sted i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning, herunder EU's generelle databeskyttelsesforordning og den danske databeskyttelseslov.