Compliancy: audit-ready met integrated FM

Elke dag audit-ready. Betekent dat, dat u elke dag druk ervaart, omdat compliancy als het zwaard van Damocles boven uw organisatie hangt? Stelt u dan, als organisatie, de volgende vraag: heb ik wel voldoende focus op de kernactiviteiten van de organisatie? Zijn onze medewerkers echt bezig met waar wij van toegevoegde waarde zijn. Als u niet compliant bent op core activities dan waarschijnlijk ook niet op non-core activities. En als uw organisatie dat wel is op non-core activities, dan is het antwoord op de eerste vraag heel duidelijk nee.

Definitie van compliancy

Compliancy is de staat of kwaliteit in overeenstemming met een reeks regels, normen, voorschriften of wetten. Compliancy kan worden gedefinieerd in verschillende contexten en domeinen, zoals juridisch, maatschappelijk, ecologisch, sociaal, financieel of technisch. Voor het meten of evalueren van compliancy zijn verschillende methoden, zoals audits, inspecties, certificeringen of rapporten. In samenwerking met toeleveranciers is deze afstemming cruciaal. Als opdrachtgever biedt het ook een stuk gemak en risicomanagement door de verantwoordelijkheid voor compliancy bij de toeleverancier te leggen. Vanzelfsprekend is dit dan ook iets om mee te nemen in de beoordeling van een (nieuwe) leverancier. Aan de andere kant wilt u als opdracht gevende organisatie juist gebruikmaken van de expertise van toeleveranciers, ook en juist, omdat zij voor de non-core activities die compliancy beter kunnen garanderen.

Focus op kernactiviteiten zorgt voor compliancy

Het is niet de vraag of u compliant wilt zijn. Het is juist de vraag hoe u die compliancy en het daarmee samenhangende risicomanagement wilt inregelen. Komt compliancy op uw kernactiviteiten in het gevaar? Of vragen non-core activities onevenredig veel aandacht en leidt dat tot non-compliancy? Dan is het goed om na te gaan waar de focus moet liggen en op welke wijze toeleveranciers van toegevoegde waarde kunnen zijn voor compliancy in het algemeen en voor focus op de kernactiviteiten in het bijzonder. Voor de kernactiviteiten ligt de verantwoordelijkheid voor compliancy bij de eigen medewerkers. Dat betekent automatisch dat deze medewerkers de (werk)omgeving hebben die dat toestaat, ondersteunt en aanjaagt.

Omdat deze omgeving zo veel invloed heeft op de organisatie, betekent dit dat de verantwoordelijkheid op strategisch niveau ligt, maar dat de benodigde expertise niet in de organisatie aanwezig is en ook geen aandacht zou moeten kosten. Met de juiste focus zoekt een organisatie een strategische partner die zorgdraagt voor de randvoorwaarden zodat uw medewerkers hun expertise en vaardigheden optimaal kunnen inzetten.

Wat levert compliancy uw organisatie op?

Compliancy is een hygiënefactor geworden. Het wordt pas opgemerkt als u non-compliant bent. En dat heeft soms verstrekkende gevolgen. Naast boetes of rechtszaken, krijgt u mogelijk te maken met belangengroepen, met vakbonden, met reputatieschade, verliest u mogelijk opdrachtgevers, uw positie op de (krappe) arbeidsmarkt en waardevolle medewerkers. Alles bij elkaar is het dus belangrijk om adequaat risicomanagement uit te voeren.

Als we dit omdraaien, dan levert compliancy u dus rust, continuïteit, kostenefficiëntie en tevreden stakeholders op. Zeker als u van elke geslaagde audit een moment maakt om dit te vieren met medewerkers, toeleveranciers en opdrachtgevers. Dan wordt compliancy ineens een marketingmoment.

Welke oplossingen biedt ISS om deze need in te vullen?

Focus op de kernactiviteiten maakt compliancy van alle activiteiten eenvoudiger. Op voorwaarde dat u de non-core activities overlaat aan toeleveranciers. Voor de fysieke werkplek en beleving op en rond de werkomgeving biedt integrated facility management van ISS een mogelijkheid om zowel de ondersteunende diensten als audit-readiness naar het niveau te tillen waarbij bovengenoemde risico’s worden voorkomen en medewerkers een werkomgeving hebben waar ze graag komen, graag werken en plezier hebben in wat ze doen: van focuswerk tot brainstormsessies, van Teams-calls tot borrels. Van vergaderen tot bijpraten bij de barista.

Voor alle diensten die ISS aanbiedt, worden de compliancy-eisen per locatie bepaald en zorgen de (eigen) medewerkers van het facilitair bedrijf van ISS dat alle werkzaamheden compliant worden uitgevoerd. Dat betekent dat ISS het risicomanagement voor kwaliteit, milieu en veiligheid doet en u erop kunt vertrouwen dat uw veiligheidsnormen worden gehanteerd, onze medewerkers de juiste en relevantie veiligheidstrainingen hebben gevolgd en de gewenste veiligheidscultuur actief uitdragen. Zowel in de beveiliging van objecten, middelen en medewerkers als in de beveiliging van IP, informatie en persoonsgegevens.