GEDRAGSCODE & SPEAK UP

Verantwoordelijk bedrijfsgedrag en Speak Up

ISS zet zich in voor ethische en verantwoordelijke bedrijfsvoering. Deze inzet is stevig ingebed in onze waarden (verbondenheid, eerlijkheid, verantwoordelijkheid, ondernemerschap en kwaliteit) en wordt ondersteund door onze gedragscode.

Code of Conduct

De gedragscode is van toepassing op alle activiteiten en medewerkers van ISS. Het bevat de belangrijkste principes voor het ethisch en verantwoord uitvoeren van onze werkzaamheden. In lijn met onze waarden. Het geeft aan welk gedrag we verwachten van alle medewerkers van ISS tijdens hun werk en tijdens elke ontmoeting met collega's van ISS, met onze klanten en hun medewerkers, met zakenpartners en andere belanghebbenden van ISS.

Ondersteunend aan onze gedragscode en om te zorgen voor goede bedrijfsbestuur heeft ISS een aantal nalevingsregels en standaarden geïmplementeerd. Een aantal daarvan staan hier.

ons doel

Connecting people and places to make the world work better

Speak Up-beleid

In lijn met de ISS-waarden en de gedragscode is de bedrijfsintegriteit van ISS niet onderhandelbaar. ISS verbindt zichzelf aan een bedrijfsvoering in overeenstemming met de wet en hoge ethische normen.

ISS heeft een ‘Speak Up’ beleid en rapportagesysteem dat het mogelijk maakt voor medewerkers, klanten, zakelijke partners en andere belanghebbenden om serieuze en gevoelige zorgen op een veilige en vertrouwelijke manier te melden.

Als u medewerker, klant, zakenpartner of andere belanghebbende bent en u denkt dat de gedragscode van ISS, onze regels of toepasbare wetten of regels overtreden zijn, dan moedigen we u aan dit melden. Door dit te melden, handelt u in de geest van onze gedragscode en onze waarden en helpt u het bedrijf en onze reputatie te beschermen.

Er zijn een aantal manieren om uw zorgen te melden. Afhankelijk van de aard en de ernst van uw zorg, kunt u deze eerst bespreken met uw leidinggevende of manager, de lokale People & Culture Director, de lokale Legal Director of de lokale CFO.

Speak Up-systeem

Als u een kwestie wilt melden dat valt binnen het 'Speak Up'-beleid, dan doet u dat via het 'Speak Up'-systeem. Alle communicatie is anoniem en vertrouwelijk, tenzij u iets anders aangeeft. U wordt aangemoedigd om uzelf bekend te maken en uw bezorgdheid voldoende gedetailleerd uit te leggen om het onderzoek van de zaak te vergemakkelijken.

Wat u wel moet melden in het Speak Up-systeem

‘Speak Up’ wil een veilig en vertrouwelijk kanaal aanbieden voor het melden van vermoedelijk wangedrag, vermoedelijke overtreding van regelgeving of intern beleid of zorgen die een negatief effect kunnen hebben op de activiteiten en prestaties van ISS en die, vanwege de aard, niet via de normale rapportagelijnen kunnen worden gemeld. 

U kunt vaststellen of uw bezorgdheid gemeld moet worden via het Speak Up-systeem door het Speak Up-beleid te raadplegen.

Wat u niet moet melden in het Speak Up-systeem

Bezorgdheden met betrekking tot uw arbeidsvoorwaarden of kwesties op de lokale werkplek, zoals conflicten met collega's en managers, disciplinaire sancties, een correcte en tijdige betaling van salarissen en uitkeringen vallen buiten het toepassingsgebied van het Speak Up-beleid en moeten normaal gesproken worden gemeld aan uw lokale leidinggevende of de lokale People & Culture Business Partner en lokaal worden opgelost.

Als u zich niet op uw gemak voelt om uw zorgen binnen de lokale rapportagelijnen te melden of als de kwestie niet naar tevredenheid wordt opgelost, gebruik dan het Speak Up-systeem om uw zorgen te melden.

Onderzoeksproces
Uw melding via het online of via bemande Speak Up-systeem wordt door een extern advocatenkantoor gescreend om het proces tegen belangenconflicten te beschermen, voordat u de melding naar het hoofd van Group Internal Audit stuurt of escaleert naar de juiste afdelingen binnen ISS. 

Het hoofd van de afdeling Interne Audit moet (i) binnen 7 dagen alle meldingen registreren en bevestigen, (ii) de ernst en geloofwaardigheid van het ingediende verslag in overweging nemen en (iii) dienovereenkomstig te werk gaan bij het bepalen van de passende maatregelen. Sommige meldingen kunnen zonder onderzoek worden opgelost. 

Het hoofd van de afdeling Interne Audit kan uw rapport raadplegen met de ISS Business Integrity Committee of de ISS Audit & Risk Committee en alle senior leden van het management. Het hoofd van de afdeling Interne Audit kan ook externe auditors, onderzoekers en/of juridisch adviseurs inschakelen om te helpen bij het onderzoek en de analyse van de resultaten.

Er worden passende corrigerende maatregelen genomen als uit een onderzoek blijkt dat het beleid en/of de wet- en regelgeving van ISS zijn geschonden. Waar wettelijk mogelijk en afhankelijk van de omstandigheden, brengt ISS u op de hoogte van de beoogde of genomen actie als opvolging op de melding en de reden daarvoor.

Bescherming - geen represailles tegen melders
Als u een kwestie te goeder trouw aan ISS meldt, zorgen we ervoor dat er geen discriminerende of vergeldingsacties tegen u worden ondernomen als gevolg van een Speak Up-melding.

Nationale wetten, waar van toepassing en relevant, die u mogelijk een betere bescherming bieden als gevolg van de Speak Up-melding en het onderzoek, vervangen dit beleid of vullen dit aan. 

Vergelding betekent elke directe of indirecte handeling of nalatigheid die de melder ongerechtvaardigd nadeel berokkent of kan berokkenen. Als u van mening bent dat er represailles tegen u zijn genomen voor het melden van of deelnemen aan een onderzoek, moet u dergelijke vermeende represailles onmiddellijk melden aan het hoofd van de afdeling Interne Audit (zie onderstaande contactgegevens) of door het Speak Up-systeem te gebruiken. Alle meldingen worden vertrouwelijk onderzocht.

Alternatieve rapporteringsopties: rapporteren aan autoriteiten
Als u in de EU woont, kunt u - in plaats van te rapporteren aan ISS - een probleem melden aan het lokale externe meldingskanaal dat in uw land beschikbaar is. Het externe meldingskanaal wordt beheerd door een lokale autoriteit in uw land, waardoor meldingen mogelijk zijn die vergelijkbaar zijn met interne meldingen aan ISS. 

Raadpleeg de website Responsible Business Conduct & Speak Up van uw land voor informatie over welke autoriteit het externe meldingskanaal beheert. 

We raden u aan om zorgen eerst te melden bij ISS.

Personalia.
Het verzamelen, verwerken en openbaar maken van persoonsgegevens die via het Speak Up-systeem zijn ingediend, wordt uitgevoerd in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU en de Deense Wet bescherming persoonsgegevens.