Näin toimi hankintatiimi koronapandemian aikana 

Koronaviruspandemian huipun aikana ISS:n hankintatiimillä Kiinassa oli edessään uudenlainen haaste: Varmistaa, että ISS:n henkilökunnalla olisi käytössään oikeanlaiset henkilösuojaimet, vaikka suojainten saatavuus oli jo heikentynyt huomattavasti. Olihan Kiina ensimmäinen koronapandemian kouriin joutunut maa. Eikä siinä kaikki. Pian myös käsidesin, desinfioivien puhdistusaineiden ja muiden välttämättömien tarvikkeiden kysyntä riistäytyi käsistä.

“Aika ja varusteet vain tuntuivat loppuvan kesken", hankintapäällikkö Ana Guim kertoo. "Henkilökunnan varustelu tilanteen vaatimalla tavalla oli massiivinen ponnistus koko hankintatiimiltämme. Tilauksen saapuessa tuotteita lähti noutamaan varastolta se, joka ensin kynnelle kykeni. Työskentelimme tiiviisti tavarantoimittajan kanssa ja pakkasimme toimituksia uudelleen kunkin asiakaskohteen tarpeiden mukaisesti. Koska tuotteita oli vain niukasti, meidän oli oltava tarkkoja, kuinka monta tuotetta oli mahdollista lähettää.” 

Kaikki samassa veneessä

Anan tiimi teki18-tuntisia työpäiviä. Online-palavereja pidettiin aamuyhteen tai -kahteen, arvioitiin tarpeita, keskusteltiin tavarantoimittajien kanssa ja järjesteltiin toimituksia ISS:n toimipisteisiin ympäri maata. Töihin palattiin taas aamuseitsemäksi tarkastamaan, miten asiat etenivät. 

Tilannetta pahensi se, että Kiina oli ensimmäinen pandemian kohtaama maa. Tiimillä oli kokemusta vuoden 2003 SARS-epidemiasta, ja otimme nopeasti käyttöön hätätilan ratkaisemiseksi kehitetyt rakenteet ja prosessit. Koronaviruspandemian kaltainen tilanne oli kuitenkin laajuudeltaan aivan uudenlainen, ja vaati runsaasti kekseliäisyyttä kun lähdettiin selvittelemään esimerkiksi vaihtoehtoisia siivouskemikaaleja ja uusia kasvomaskivalmistajia.
 
“Hyväksyntöjen saaminen vaati paljon tiimityötä – luimme paljon käyttöohjeita öisin – mutta vastuumme henkilökunnasta ja asiakkaista oli yhteinen", Ana sanoo. "Yhteishenki oli ennennäkemätöntä. Eikä vain meidän tiimissämme, vaan koko organisaatiossa sekä kumppaneiden ja asiakkaiden taholla. Olimme kaikki samassa veneessä ja tiesimme onnistuvamme, kun kaikki panostaisivat täysillä."

Ponnistelut kantoivat hedelmää. Tilanteesta huolimatta yksikään ISS:n työntekijä ei työskennellyt ilman oikeanlaista henkilösuojainta eikä yksikään Kiinan ISS:n työntekijöistä saanut koronavirustartuntaa – uskomaton tulos näissä olosuhteissa. 

 

Parhaiden käytäntöjen jakaminen

Kiinassa tehdystä työstä oli paljon hyötyä myös muille. ISS toimii maailmanlaajuisesti, ja maaorganisaatiot jakavat säännöllisesti oppimaansa ja kokemaansa eli parhaita käytäntöjä. Yhteistyö vielä tehostui, kun koronavirus alkoi levitä ympäri maailman. 

Monet Kiinassa kehitetyt toimintatavat otettiin käyttöön viruksen levitessä muihin maihin, kertoo Vincent Robyn, ISS:n APAC-alueen hankintajohtaja.

“Kaikki opittu siirtyi alue- ja konsernitasolle”, hän kertoo. "Sillä oli suuri merkitys. Muut maat ja alueet kopioivat toimintamallimme ja lähestymistapamme, ja pystyimme varautumaan ajoissa muiden maiden vaarassa oleviin suojaintoimituksiin. Tästä on kiittäminen Anan kaltaisia ihmisiä ja hänen tiimiään."

Globaali lähestymistapa on tyypillistä ISS:n toiminnalle – niin normaaleina kuin kriisiaikoina. Korkeiden standardiemme takana ovat ihmiset, jotka välittävät. Kun jaamme toimintamallimme ja parhaat käytäntömme, voimme turvata asiakkaiden mielenrauhan ympäri maailman.