CASO PRÁCTICO

Servicios como y donde se necesiten, incluso en tiempos fuera de lo común

Con el 90 % de la fuerza de trabajo de Outotec actualmente trabajando remotamente, ISS ha escalado ágilmente sus servicios para asegurarse de atender las necesidades surgidas de esta nueva situación. El restaurante de la empresa puede ahora servir comidas a domicilio a los empleados, algunos espacios de la oficina han cerrado para reducir el consumo de energía y la limpieza en aquellos que siguen abiertos se ha intensificado.

FI case - Jouni Mäkinen Outotec 2

COVID-19

respuesta ágil

90

%

de trabajo a distancia

60

%

de reducción del espacio de oficina

La colaboración entre Outotec e ISS, que se ha mantenido constante durante más de diez años, ha llegado al punto en que el director de Instalaciones y Servicios de Instalaciones de Outotec, Erkko Malinen, y el director de la cuenta de ISS, Anssi Kuosmanen, no necesitan seguir celebrando reuniones formales. En su lugar, se juntan para tomar un café de forma relajada en la oficina que Outotec tiene en Espoo, donde también trabaja Anssi con gran frecuencia.  

“El número de encuentros formales ha descendido significativamente, ya que durante la semana acostumbramos vernos de manera informal, y además estamos en contacto a diario”, relata Erkko.  

A pesar de las circunstancias inauditas que estamos viviendo de forma general, este contacto diario se ha mantenido más o menos con normalidad. Se han modificado los servicios para adaptarlos a las necesidades actuales de Outotec, estando preparadas las dos empresas para reaccionar con rapidez a las nuevas situaciones que puedan surgir.  

“Ha sido verdaderamente elogiable lo ágil que ha sido el proceso para adaptar los servicios que ofrece ISS en estas circunstancias excepcionales”, reconoce Erkko.

“Nuestra fantástica y fluida cooperación con ISS nos garantiza estar bien preparados ante cualquier cambio”.

Erkko Malinen, Director de Facility y Servicios de Instalaciones en Outotec
Una rica experiencia 

Los inicios de Outotec e ISS se remontan a muchos años atrás. Aunque las dos empresas llevan trabajando juntas desde 2010, antes de eso, Outotec ya adquiría los servicios de ISS indirectamente a través de la sede de Outokumpu. Dicha colaboración se fue ampliando poco a poco hasta llegar al momento actual, en que ISS presta servicios en las oficinas de Lappeenranta, Espoo y Outokumpu. Estos servicios incluyen los de recepción, limpieza, mantenimiento y remodelación, que Erkko y Anssi llaman “los servicios de mantenimiento”.  

“Uno de los últimos servicios que se han incorporado ha sido el de administración energética, el cual se ha implantado en algunas de nuestras instalaciones”, añade Anssi.  

Aparte de la administración energética, otra notable adición en nuestra cartera ha sido el servicio de alimentos en la oficina de Espoo.  

“Colaboramos en el trabajo de remodelación y, por fin, abrimos el restaurante en el año 2020. El restaurante es un elemento esencial en la experiencia del cliente, lo que nos hace ocupar un lugar en la vida del cliente todos y cada uno de los días, en cada comida”, comenta Anssi.  

“Constituye una parte deliciosa de la experiencia del cliente. La oficina se encuentra ubicada frente al centro comercial Iso Omena, un lugar exigente por la mucha competencia que plantea en el terreno de los servicios de alimentos. Sin embargo, la opinión es positiva a todos los niveles, con unos resultados magníficos en la encuesta de satisfacción HappyOrNot”, añade Erkko.  

El restaurante también ofrece cajas automáticas, lo que permite a los empleados adquirir algunos productos para comer o beber en cualquier momento del día.  

“Las cajas automáticas han funcionado bien en el restaurante del personal, que está solo abierto para empleados, pues les aporta cierta flexibilidad a sus vidas”, explica Anssi.  
FI case - Soili Sandberg Outotec 1
FI case - Irmeli Salminen Outotec 1
Repartimos comidas a las oficinas en casa 

Cuando fue necesario adaptarse a las excepcionales circunstancias actuales, el restaurante fue capaz de reaccionar de inmediato y garantizar la estabilidad del servicio de alimentos. En un primer momento, el bufet de siempre se sustituyó por comidas pre-emplatadas y se tomaron más medidas en el servicio para evitar el contacto. Cuando casi el 90% de las personas que trabajaban en la oficina empezaron a trabajar por vía remota, Osku Toivanen, de ISS y Director del Restaurante, desarrolló jumISSa: un servicio que ayuda a los empleados de Outotec a pedir su comida con reparto a domicilio. 

“Cada día repartimos unas 50 comidas a las oficinas en casa de los empleados de Outotec”, explica Anssi.  

“Nos sorprendió mucho lo bien que ha funcionado la transición al trabajo remoto para la mayoría de los empleados. Les prestamos sillas de oficina y monitores con la idea de que su entorno de trabajo en casa sea lo más ergonómico posible. Las comidas que les llevamos a casa también contribuyen a facilitarles la jornada”, comenta Erkko.  

Capacidad de adaptación y crecimiento, un activo fundamental 

Además de las innovadoras soluciones adoptadas en los servicios de alimentos, la limpieza también se ha intensificado y, como corresponde a la situación, los servicios de recepción se administran con menos personal. Dado que el número de empleados presentes en las instalaciones es mucho menor que en condiciones normales, algunos espacios de la oficina se han clausurado por completo. 

“Hemos cerrado el 60% de los espacios de la oficina, una medida que ha reducido significativamente nuestro consumo energético”, afirma Erkko.  

“Al contar con más tiempo con los nuevos planes, hemos reorganizado nuestro trabajo. Ahora estamos llevando a cabo tareas que, en otras circunstancias, realizaríamos a finales del verano, como limpiar las ventanas. Aunque el edificio no se use tanto como antes, tenemos que seguir ocupándonos de su mantenimiento y limpieza para que las instalaciones sean seguras”, explica Anssi.  

Para Erkko, la oportunidad de ampliar la entidad de servicios en su conjunto para adaptarla a las cambiantes necesidades ha tenido una importancia fundamental en esta situación sin precedente. Una vez que se empiece a recuperar la normalidad, ambas empresas tendrán que volver a valorar lo acordado y decidir las necesidades. Anssi y Erkko también han comenzado a considerar si se incorporará definitivamente la modalidad remota al trabajo de oficina a partir de ahora.  

“El tiempo lo dirá. Nuestra fantástica y fluida cooperación con ISS nos garantiza estar bien preparados ante cualquier cambio”, concluye Erkko.  

Manténgase al corriente

Suscríbase para recibir los últimos análisis de ISS. Puede cancelar su suscripción en cualquier momento.

Suscríbase aquí

Historias acerca de las personas, los espacios y el planeta

LAS PERSONAS CREAN LOS ESPACIOS

Más de 60.000 clientes en más de 30 países