Op welke 8 manieren kunt u facility management uitbesteden?

Nadat u de keuze heeft gemaakt om uw facilitaire diensten geheel of gedeeltelijk uit te besteden, heeft u nog een aantal keuzes te maken. In dit artikel bespreken we de inrichting van de opdracht gevende organisatie, de samenwerkingsmodellen en hoe deze juist wel of niet zorgen voor een goede samenwerking.

1. Regieorganisatie met single service / multi service

We gaan er gemakshalve vanuit dat u toegevoegde waarde ziet van het uitbesteden van de facilitaire diensten. In een regieorganisatie kiest u er dan voor om een deel van tactische aansturing en de uitvoering volledig uit te besteden. U bepaalt de strategie en samen met de leverancier bepaalt u de tactische en operationele aansturing. Dat is bij een single service dienstverlener cruciaal, want alleen met heel goed afspraken heeft u nog enigszins grip op de uitvoering en daarmee op de dienstbeleving onder uw medewerkers. Waar u totaal heen grip op heeft is de samenwerking tussen de verschillende facilitaire teams. U maakt afspraken met afzonderlijke leveranciers voor afzonderlijke diensten. Tenzij diensten worden gebundeld en worden afgenomen bij één leverancier is er geen mogelijkheid tot taakintegratie, optimalisatie of innovatie. Aansturing gaat dan nog altijd over verschillende schijven.

2. Regieorganisatie met managing agent

Het inzetten van een managing agent zorgt er vooral voor dat uw medewerkers een loket hebben voor hun facilitaire verzoeken. Met een managing agent creëert u een extra laag in de operationele aansturing voor het aansturen van de verschillende onderaannemers. Dit bespaart mogelijk een hoop tijd en geeft u de mogelijkheid om (beter) te sturen op de KPI’s. Het zorgt wel voor hogere kosten en het contractbeheer met de verschillende dienstverleners blijft verantwoordelijkheid van de regieorganisatie.

3. Regieorganisatie met contracting party

Dat laatste valt ook weg met de inzet van een contracting party. Deze intermediair gaat op basis van uw wensen en behoeften op zoek naar passende dienstverleners, beheert de contracten en ziet toe op een uitvoering aansluitend op uw eisen. Daar staat tegenover dat u een aanzienlijke management fee betaalt, u nog steeds te maken heeft met verschillende dienstverleners die werken in de eigen silo en de flexibiliteit beperkt is door (dichtgetimmerde) operationele contracten met de uitvoerders. De contracting party kan er voor kiezen om samen te werken met een integrale dienstverlener om de versnippering tegen te gaan. Voor een leverancier van integrated facility management is er echter weinig toegevoegde waarde te bieden richting de opdrachtgever en zal nooit de voorkeur geven aan deze constructie.

4. Regieorganisatie met integrale dienstverlener

Een integrale dienstverlener wil namelijk graag meedenken en meewerken op tactisch niveau. Dat lukt alleen als de regieorganisatie direct samenwerkt met de leverancier van integrated facility management. Hierbij worden de aansturing en uitvoering ondergebracht in het facilitaire bedrijf van integrale dienstverlener. U beschikt daarmee over een vast team van medewerkers en vaste aanspreekpunten op elke locatie. Het nadeel is dat u nog steeds verantwoordelijk bent voor tactische aansturing over de verschillende locaties heen. In dat opzicht biedt een demandorganisatie met integrale dienstverlener meer toegevoegde waarde voor organisaties met meerdere locaties, eventueel over landsgrenzen heen.

5. Demandorganisatie met single service / multi service

Als een demandorganisatie kiest voor het uitbesteden naar afzonderlijke dienstverleners, dan ontstaat de situatie dat elke dienstverlener zelf de tactische en operationele aansturing doet op basis van uw strategie. In de praktijk betekent dat elke dienst toch net een andere invulling geeft aan de strategie. Al is het alleen maar om dat de verschillende diensten een andere impact hebben en de verschillende dienstverleners hun eigen processen en cultuur hebben. Het facilitaire team kan dan aan de voorkant door uniforme kleding eenzelfde uitstraling hebben. Aan de achterkant zijn verschillende bedrijven die in de regel niet of nauwelijks samenwerken. Er is dus geen mogelijkheid tot taakintegratie en de stimulus voor innovatie of optimalisatie ontbreekt. Op termijn daalt de medewerkerstevredenheid door een verminderde kwaliteit van dienstverlening. U blijft wel verantwoordelijk voor contractbeheer en met meerdere dienstverleners levert dat meer administratieve druk op.

6. Demandorganisatie met managing agent

Of het inzetten van een managing agent de situatie vereenvoudigt, is twijfelachtig. Laten we beginnen met de voordelen. Het is gemakkelijker om met één intermediair de strategie af te stemmen en deze de tactische aansturing te laten doen. Dat betekent meteen ook één servicedesk voor alle facilitaire diensten, want de managing agent zorgt er voor dat het juiste team dit oppakt en afhandelt. De uitvoering van contracten ligt dus bij een derde partij. Voor de rest blijft de situatie hetzelfde als bij single / multi service. Met een managing agent er tussen, is het risico dat er nog minder directe grip is op de dienstverlening. Daarnaast stijgen de kosten met de extra laag tussen strategische en tactische aansturing. Dit kan (verdere) negatieve consequenties hebben voor de dienstbeleving en medewerkerstevredenheid.

7. Demandorganisatie met contracting party

Aanvullend op een demandorganisatie die uitbesteedt aan een managing agent betekent uitbesteden aan een contracting party dat het selecteren van de verschillende dienstverleners en het contractbeheer ook bij de intermediair komt te liggen. Dit betekent minder (administratieve) druk. De invloed van de opdrachtgever op strategisch en tactisch niveau is in eerste instantie groot. Dat wordt minder als de contracten zijn gesloten en de contracting party de tactische aansturing oppakt. De regie ligt volledig bij de intermediair en dat betekent beperkte invloed bovenop extra kosten voor de dienstverlening van de contracting party. Net zoals bij een managing agent moet ook hier de demandorganisatie bovenop de dienstbeleving en medewerkerstevredenheid zitten en vooraf goede afspraken maken over flexibiliteit in tactische en operationele aansturing. Als dit gedurende de contracttermijn een discussie wordt, kan dit tot gevolg hebben dat de demandorganisatie onbedoeld en ongewenst bezig is met de operationele aansturing.

8. Demandorganisatie met integrale dienstverlener

Nog meer dan bij een regieorganisatie heeft een integrale dienstverlener de voorkeur én de meeste toegevoegde waarde bij een samenwerking met een demandorganisatie. Zeker als er sprake is van meerdere locaties, eventueel over de landsgrenzen heen.

Als demandorganisatie heeft u één contract en één contactpersoon voor alle diensten op alle locaties. U bespreekt de plaats van de facilitaire dienstverlening binnen de organisatiestrategie en stemt met integrale dienstverlener af wat deze strategie betekent voor het gewenste eindresultaat. De integrale dienstverlener vertaalt deze KPI’s naar tactische en operationele inzet van mensen en middelen, volledig afgestemd naar de wensen van uw medewerkers en gasten.

Elke locatie beschikt over een toegewijd vast team. Een locatiemanager die de specifieke eigenschappen en wensen van die locatie kent, stuurt het team tactisch en operationeel aan. U heeft een consistente dienstverlening en uitstraling over de locaties heen. Ongeacht waar u komt, is de dienstverlening van dezelfde hoge kwaliteit én afgestemd op de specifieke karakteristieken van die locatie. Dit komt de dienstbeleving en de medewerkerstevredenheid ten goede.

Door de korte en directe lijnen is de dienstverlening flexibel aan te passen aan veranderende omstandigheden en door één integrale dienstverlener is afstemming tussen de diensten eenvoudig. Wat nog meer bijdraagt aan het realiseren van de strategische doelstellingen en aan tevreden medewerkers die productiever zijn, minder verzuimen en meer en vaker een ambassadeur zijn voor uw organisatie.

Op welke 8 manieren kun je facility management uitbesteden?

In dit artikel hebben we de 8 manieren waarop u facility management kunt uitbesteden besproken. In de praktijk zijn een aantal combinaties niet interessant door hogere kosten en minder regie op de dienstbeleving. Elke samenwerkingsvorm heeft een bepaalde aansturing nodig. Wilt u ten volle profiteren van de voordelen van een regieorganisatie (strategisch / tactisch) of demandorganisatie (strategisch), dan biedt een integrale dienstverlener de meeste toegevoegde waarde.