Älyä ja tunnetta – Empathic Building tekee datasta näkyvää

Kaksi vuotta sitten tyhjinä kaikuvat, varatuiksi merkityt neuvotteluhuoneet saivat Tomi Teikon, Tiedon Empathic Building -palvelun isän, ärsyyntymisasteen huippuunsa. Syntyi ajatus Smart Officesta, fiksusta toimistosta, joka mahdollistaa neuvotteluhuoneiden käytön varaamatta niitä etukäteen ja tehostaa näin tilojen käyttöä merkittävästi.

– Laajensimme palvelua ensin Intelligent Buildingiin, älykkääseen kiinteistöön, ja lopulta päädyimme keskittymään pelkästään ihmisiin. Syntyi Empathic Building. Digitaalinen palvelu ei ohjaa kiinteistöä, vaan sen avulla ratkaistaan loppukäyttäjien haasteita.

Empathic Building -palvelun avulla työntekijät voivat löytää vapaat työtilat, tarkistaa päivän lounastarjonnan työpaikkaravintolassa, sekä nähdä, millä tuulella kollegat tänään ovat.

– Nyt mullistetaan tapaa, joilla kiinteistöissä toimitaan. ISS:n visio on tulla maailman parhaaksi palveluyritykseksi. Maailman parhaaseen palveluun tarvitaan ihmisten lisäksi teknologiaa ja prosesseja. Sen tähden kehitämme yhdessä Tiedon kanssa Empathic Buildingia, Harri Nikander, ISS :n Service Excellence -johtaja kertoo.

Yhteistyössä on selkeä työnjako. ISS asentaa ja jalkauttaa Empathic Building -palvelun toimitiloihin, Tieto vastaa palvelun ytimessä pyörivän sovelluksen kehittämisestä. Yhteisenä määränpäänä on luoda vastustamaton toimitila, jossa työntekijät viihtyvät ja palvelu toimii saumattomasti.  

Päämääränä tyytyväisempi loppukäyttäjä – ja helppo tapa löytää lounasseuraa

ISS:n pääkonttorissa Ultimes Business Gardenissa on innostusta ilmassa. Empathic Building on ilmestynyt ISS:n käyttöön kerroksissa oleville isoille ruuduille. Selkeä pohjapiirros täyttää suuren osan ruudusta. Punaisena näkyvät työpöydät ja neuvotteluhuoneet ovat varattuja, siniset vapaita. Pukuhuoneet ja WC:t ovat harmaita alueita, joissa käyttäjät eivät näy. Pohjapiirroksessa liikkuu ikoneita, joissa näkyy ISS:läisten kasvoja.

– Jokainen voi valita, näkyykö oma kuva siellä, missä liikkuu, vai ei. Puhekuplassa voi ilmoittaa, jos etsii lounasseuraa tai kertoa mikä tänään on työn alla, Teikko selventää.

Pohjapiirroksessa näkyvät myös palvelupyynnöt – jos jokin ei toimi, käyttäjä voi jättää palvelupyynnön siltä seisomalta, avaamalla käyttöjärjestelmän älypuhelimen sovelluksesta. Samoin palautteenanto on yhä helpompaa.

– Ravintolassa ollaan tänään oltu tyytyväisiä, annan sille peukkua, Nikander toteaa ja kasvattaa positiivisen palautteen määrää ravintolan kohdalla.

Empathic Buildingista saatava tieto auttaa palvelun suunnittelussa. Jos yritys muuttaa uusiin tiloihin, järjestelmä toimii myös muutostyökaluna ja helpottaa uusissa tiloissa toimimista ja palvelun rakentamista.  

– Aiemmin palveluprosessi on suunniteltu ymmärrystiedon, historian pohjalta. Nyt saamme Empathic Buildingin järjestelmästä dataa, jonka avulla palvelua suunnitellaan ja kehitetään, Nikander kertoo.

Ajankohtainen tieto esimerkiksi neuvotteluhuoneiden käyttöasteesta auttaa suuntaamaan palveluresursseja oikein. Jokainen käyttäjä voi ajaa minkä tahansa neuvotteluhuoneen käyttöasteraportin ulos järjestelmästä: jos raportti esimerkiksi paljastaa, ettei huonetta käytetä paljoa, ei sen siivoamiseenkaan kannata käyttää päivittäin aikaa.

– Se, että palvelupyynnöt ovat kaikkien nähtävillä, aiheuttaa myös haasteen. Pyyntöihin reagoimista tulee kehittää nyt eri tavalla.

Kaikki Empathic Buildingista saatava data tähtää lopulta käyttäjien tyytyväisyyteen. Raportit tekevät tiedosta anonyymiä, joten yksittäistä käyttäjää ei voi seurata datasta.

– Kiinteistöt, tilat ja työpaikat ovat ihmisiä varten. Empathic Building -palvelu mahdollistaa jatkuvan ja reaaliaikaisen tyytyväisyyden mittaamisen, Teikko summaa.

– Erään tutkimuksen mukaan päivittäin aikaa voi säästää 8 minuuttia, kun tarve etsiä vapaata toimistoa ja oikeita ihmisiä poistuu. Siitä syntyy bisneshyöty, ajan voi käyttää tuottavaan työhön ja ihmiset ovat tyytyväisempiä, kun aikaa ei kulu turhaan säätämiseen, Nikander selventää.  

Paikallistettua tietoa ja hymyileviä suupieliä

Mitä isompi kiinteistö on kyseessä, sitä enemmän Empathic Building -palvelusta on hyötyä. Käyttäjä voi klikata sovelluksen auki omasta älypuhelimesta töihin saapuessa ja nähdä hetkessä, missä on vapaa työpöytä ja ovatko työkaverit jo paikalla. Ravintolan ruokalista, hätäpoistumisohjeet, laitteiden käyttöohjeet ja lukemattomat muut hyödylliset asiakirjat voi tallentaa pohjapiirrokseen myös, jolloin ne ovat parin klikkauksen päässä ja aina oikeassa paikassa.

– Tietoa on järkevintä säilöä sinne, missä sitä tarvitaan. Jos työntekijältä kysytään aina samaa asiaa, voi omaan profiiliin tallentaa vastauksen kysymykseen, tai linkin tietolähteen luo. Näin säästyy aikaa ja hermoja, Teikko kertoo.

Teikon toive on, että järjestelmän käyttö innostaa samalla tavalla kuin sosiaalinen media ja pelit.

– Kilpailu työpaikkojen superstaroista on kovaa. Toimitilat ovat tulevaisuuden ja tämän päivän kilpailuvaltti kyvykkyyksien nappaamisessa. Empathic Building on ehdottomasti tie houkuttelevan toimistoympäristön luomiseen, Nikander pohtii.

Tulevaisuudessa Teikko uskoo, että järjestelmään voidaan liittää myös biodataa esimerkiksi ihmisten vireystason älysormusten ja muiden mittauslaitteiden ansiosta.

– Datan luovuttaminen on tietysti iso kysymys. Mutta kun oma onnellisuus lisääntyy datan ansiosta, ovat ihmiset valmiita antamaan sitä, Nikander pohtii.

Vapun jälkeen UBG:llä jokainen ISS:läinen saa itselleen tägin. Se on pieni ja littana avaimenperän näköinen laite, jonka ansiosta työntekijän liikkeistä kertyy dataa. Tägin omistaja voi myös klikata päivän fiiliksen näkyviin kartalle, vaikka jopa päivä. Kun useampi toimii samalla tavalla, voi koko talon fiiliksen nähdä pohjapiirrosta vilkaisemalla.

– Täällä on nyt hyvä pöhinä päällä. Intoa kokeilla uutta löytyy. Mitä enemmän järjestelmää käytetään, sitä enemmän siitä saadaan hyötyä, Nikander toteaa.

Pian UBG:llä nähdään raporteista, kuinka paljon tyhjiä tiloja toimistolla on, mikä palvelu saa parasta palautetta ja kuinka tyytyväisiä työntekijät ovat. Viritteillä on jo yhteistyön jatkoa ja kiikarissa potentiaalisia asiakkaita, jotka hyötyisivät Tiedon ja ISS:n yhteistyön tuloksista.