Skab en bedre brugeroplevelse i kantinen med business intelligence

I ISS Facility Services bruger vi business intelligence (BI), når vi sammen med vores kunder og samarbejdspartnere analyserer, hvordan driften kører. Men selvom det måske kan lyde komplekst, handler det i bund og grund bare om at skabe overblik.

“Nøgleordet er transparens. I en kantine er der mange knapper og håndtag, som der hver eneste dag bliver trykket og drejet på, og medmindre man går systematisk til værks, kan det være vanskeligt at danne sig det overblik, man skal bruge for at kunne justere de steder, hvor det er nødvendigt,” siger Jonna Søe Andersen, Head of IFS & Transition Excellence.

Det er eksempelvis relevant at vide, hvordan presset fordeler sig - er der bestemte tidspunkter på bestemte dage, hvor der er ekstra mange spisende gæster, og er der bestemte typer mad, der bliver spist mindre af end andre? De datamønstre kan BI hjælpe med at skabe overblik over.

“Data kan bruges til at målrette kantinens menu efter medarbejdernes præferencer; hvis der bliver smidt meget suppe ud, mens retter som stegt flæsk eller tarteletter altid bliver spist op, kan det være, man skal kigge nærmere på, hvad der giver mest mening at lave og dermed reducere madspild,” fortæller Jonna Søe Andersen. 

“Medarbejderne kan også få indsigt i, hvornår der kommer flest mennesker i kantinen, og på den måde undgå at gå til frokost på det tidspunkt, hvor der er længst kø. I sidste ende skaber det en bedre brugeroplevelse,“ pointerer hun. 

Omvendt hvis man kan se, at der typisk er færre spisende om fredagen end på ugens øvrige dage, er det en oplagt mulighed for at omprioritere ressourcer - eksempelvis ved at bruge noget ekstra tid om fredagen til at forberede den kommende uge.

Det er langtfra kun kantinedriften, der giver mening at analysere på. Det gælder i princippet de fleste områder inden for Facility Management. 

“I dag er der for eksempel mange virksomheder, hvor nogle af mødelokalerne er under pres, mens andre stort set aldrig bliver booket. Dermed har man en kombination af oplevet underkapacitet og reel overkapacitet,” forklarer Jonna Søe Andersen. 

“Den slags viden kan være vanskelig bare at “samle op”, men med BI bliver mønstrene tydelige, og pludselig bliver det muligt at udnytte en masse kvadratmeter, som ellers bare bliver spildt.” 

Men hvordan ser BI så egentlig ud i konkret form? Lidt forsimplet kan man sige, at det handler om at pakke data ind i en appetitlig og nemmere tilgængelig grafik.

“Én ting er lange rækker af tal i et regneark - noget andet er søjler og grafer på et dashboard, som giver et nemt og overskueligt overblik over de parametre, man har defineret som de mest relevante,” siger Jonna Søe Andersen.

“Et dashboard kan for eksempel vise medarbejdernes tilfredshed med de forskellige kontaktpunkter, de oplever i løbet af en arbejdsdag: Fra hvordan de bliver mødt, når de træder ind i receptionen om morgenen, til hvordan de oplever udvalget i kantinen og  forplejningen, der bliver serveret til mødet, eller kaffen, de selv trækker i en automat. Når vi har indsigt i brugeroplevelsen på arbejdspladsen, kan vi lære af de parametre, der fungerer, og sætte ind på dem, der ikke gør.”

Overblikket er på den ene side med til at synliggøre indholdet af kontrakten mellem ISS og kunden på en måde, så virksomheden har helt styr på, hvad der bliver leveret i forhold til det serviceniveau, der er aftalt. Og på den anden side kan bruges som et konkret redskab på det taktiske og operationelle niveau. 

“Kontrakter er typisk ikke udpræget operationelle, og i en hektisk hverdag er der brug for et andet værktøj, hvis man vil have et overblik over, hvad der sker. Vores BI-værktøj er en pædagogisk og let overskuelig måde at vise virkeligheden på, som kan omsættes i konkrete handlinger,” fortæller Jonna Søe Andersen.

Når en organisation beslutter sig for at kigge nærmere på de muligheder, der ligger i en BI-løsning, begynder processen med en afklaringsfase, hvor kundens forventninger til typen og omfanget af data bliver vendt og diskuteret. Derpå følger en implementeringsfase, hvor tandhjulene bliver fintunet, og så bliver rapporteringen og de konkrete dashboards sat op.

Efter noget tid vil der være indsamlet data nok til, at det giver mening at foretage analyser, som man kan træffe beslutninger på baggrund af. Men allerede inden det sker, vil virksomheden have adgang til realtidsdata - man kan med andre ord holde øje med såvel grønne som røde parametre og sætte ind, hvis der er noget, der vækker anledning til bekymring. Dog skal man passe på med at drage forhastede konklusioner, inden datagrundlaget er solidt nok.

“BI flytter ikke noget i sig selv, men det flytter modtagerens mulighed for at danne sig det overblik, vedkommende skal bruge for at kunne justere på tingene. Derfor skal du hele tiden holde dig formålet for øje: Hvad er det, vi vil vide? Hvorfor? Og hvad vil vi bruge det til?” påpeger Jonna Søe Andersen.

“Der har i mange år været en tendens at måle for målingens skyld, men det er ikke ret produktivt. Hvis man derimod ser det her som en mulighed for at arbejde mere intelligent, få mere ud af ressourcerne og skabe en bedre brugeroplevelse, giver det for alvor mening og kan være med til at bringe mere værdi ind i forretningen.”

Hvis du vil vide mere om, hvordan du skaber den bedste brugeroplevelse for dine medarbejdere, kan du kontakte os eller læse mere her.