Le questioni relative a termini di impiego, problemi sul posto di lavoro (come i conflitti con colleghi e manager), sanzioni disciplinari, pagamento corretto e tempestivo di stipendi e benefit non rientrano nell'ambito della Speak Up Policy. Devono quindi essere normalmente segnalate al proprio superiore o al Responsabile People & Culture locale e devono essere risolte localmente.
Se non vi sentite a vostro agio nell'affrontare la questione all'interno delle linee di segnalazione locali o se la questione non è risolta in modo soddisfacente, utilizzate il sistema Speak Up per segnalare i vostri dubbi.
Processo di indagine
Le questioni presentate online o tramite l'hotline del sistema Speak Up saranno esaminate da uno studio legale esterno per salvaguardare il processo dai conflitti di interesse, prima di inviare la segnalazione al Responsabile dell'Internal Audit del Gruppo o di inoltrarla agli enti ISS competenti.
Il Responsabile dell'Internal Audit del Gruppo deve: (i)registrare e confermare entro 7 giorni tutte le segnalazioni, (ii)considerare la gravità e la credibilità della segnalazione presentata e (iii)procedere di conseguenza nella determinazione dell'azione appropriata. Alcune segnalazioni possono essere risolte senza richiedere indagini.
Il Responsabile dell'Internal Audit del Gruppo può analizzare la segnalazione con il Comitato di integrità aziendale di ISS o il Comitato di controllo e rischio di ISS e con qualsiasi membro senior della direzione. Il Responsabile dell'Internal Audit del Gruppo può anche incaricare di assistere nell'indagine e nell'analisi dei risultati figure come revisori esterni, investigatori e/o consulenti legali.
Qualora un'indagine dimostri una violazione delle politiche e/o delle leggi e normative di ISS, saranno adottate misure correttive appropriate. Ove legalmente possibile e a seconda delle circostanze, ISS vi informerà dell'azione prevista o intrapresa come follow-up della segnalazione e del motivo di tale follow-up.
Protezione – nessuna ritorsione contro chi effettua la segnalazione
Se segnalate un problema a ISS in buona fede, faremo in modo che non vi siano azioni discriminatorie o ritorsive nei vostri confronti a seguito di una segnalazione Speak Up.
Le leggi nazionali, ove applicabili e pertinenti, che potrebbero fornire una migliore protezione a seguito della segnalazione e dell'indagine Speak Up, integreranno o sostituiranno la presente Politica.
Per ritorsione si intende qualsiasi atto o omissione diretto o indiretto che causi o possa causare un danno ingiustificato al segnalante. Se ritenete di aver subito ritorsioni a seguito di una segnalazione oppure per aver preso parte a un'indagine, dovete segnalare immediatamente tale ritorsione percepita al Responsabile dell'Internal Audit del Gruppo (vedere i dettagli di contatto di seguito) o utilizzando il sistema Speak Up. Tutte queste segnalazioni saranno oggetto di indagini riservate.
Opzioni di reporting alternative: segnalazione alle autorità°
Se risiedete nell'UE, potete segnalare un problema al canale di segnalazione esterno locale disponibile nel vostro Paese (invece di segnalare a ISS). Il canale di segnalazione esterno è gestito da un'autorità locale del vostro Paese che consente una segnalazione simile a quella interna a ISS.
Per informazioni su quale autorità gestisca il canale di segnalazione esterno, consultare la pagina Web Responsible Business Conduct & Speak Up del proprio Paese.
Siete incoraggiati a segnalare il problema prima a ISS.
Dati personali
La raccolta, il trattamento e l'eventuale divulgazione dei dati personali inviati tramite il sistema Speak Up saranno effettuati in conformità con le leggi applicabili in materia di protezione dei dati, compreso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE e la Legge danese sulla protezione dei dati.
