caso prático

Poupar tempo e dinheiro através da Integração de Serviços

À medida que um negócio cresce, o mesmo acontece com seu portfólio de imóveis, trazendo complexidade, custos crescentes e, em alguns casos, inconsistências na qualidade, segurança e conformidade da gestão de instalações. Mostramos aqui como ajudámos uma empresa internacional de engenharia a poupar dinheiro, transformando radicalmente a sua abordagem perante a gestão de instalações.

Saving time and money with Integrated Facility Services

Resultados

100

%

tempo de atividade

13.80

%

de otimização de custos em Facility Management

7

+

milhões de horas de serviço com uma taxa zero de lesões (LTIF)

4000

+

Atividades de manutenção preventiva

330

+

redução de fornecedores

O cliente, uma empresa de engenharia global especializada em eletrificação, automação robótica e movimentação, contactou-nos com um desafio. As suas instalações na Índia incluem fábricas, escritórios e alojamentos, que eram geridas por mais de 330 fornecedores diferentes que trabalhavam em 43 locais. Com tantos fornecedores envolvidos, tornou-se cada vez mais difícil para a empresa gerir ativos, custos e qualidade. Como poderia a ISS ajudá-los a simplificar e a agilizar a gestão das suas instalações?

Muitos para apenas um

“Trabalhar com muitos fornecedores é realmente complicado para as empresas,” reflete JK, o Account Director da ISS Índia. “Digamos que uma organização tem cinco escritórios. Estas unidades podem ter dois, três ou até cinco empresas de facility management (FM) diferentes. Estas empresas, por sua vez, utilizam diferentes fornecedores de manutenção, segurança, limpeza, restauração ou receção. Com várias pessoas em vários locais, não existe um standard, porque estas empresas não falam umas com as outras, nem utilizam tecnologias comuns para partilhar as aprendizagens. Assim, o cliente é deixado com a árdua tarefa de gerir tudo isto.”

Em 2017, o cliente decidiu consolidar as suas operações de FM, para definir novos padrões de excelência, gerir melhor o risco e, por fim mas não menos importante, reduzir custos. Eles passaram de um modelo de vários fornecedores para um único prestador externo e nomearam a ISS Índia como o seu parceiro de Integração de Serviços (IFS).

Garantir uma transição tranquila

Com tantos fornecedores existentes para fazer a ligação, a ISS teve de planear cuidadosamente a transição.

“Quando iniciámos o processo com o cliente, a primeira coisa que fizemos foi chegar a acordo sobre objetivos e níveis de serviço. Avaliámos riscos e como os mitigar. E apresentamos um plano detalhado de transição e um plano de comunicação de gestão da mudança,” explica o Account Director.

Um dos maiores desafios na fase de planeamento foi obter uma imagem clara dos ativos do cliente. “Em alguns casos, não existiam dados sobre os seus equipamentos, em que estado se encontravam ou que custos envolvia a sua gestão. Mas conseguimos recuperar esses dados e reuni-los num único lugar, o que tornou fácil a realização de relatórios pelo cliente apenas com um clique num botão, algo que não conseguiam fazer antes.”

A equipa de gestão desta conta não só considerou os ativos físicos distribuídos pelas instalações do cliente, realizando uma avaliação de condicionamento de ativos e preparando um plano de manutenção adequado, como também trataram do recrutamento. “O nosso plano de transição incluía a identificação de competências necessárias aquando da contratação e formação das pessoas. Tínhamos de ter a certeza de que as equipas eram constituídas por pessoas que podiam realizar várias tarefas e trabalhar com eficácia.”

Prestar um serviços que otimiza custos e que realmente funciona

Este modelo de entrega própria, em que a ISS gere todos os serviços, incluindo os colaboradores, gera um valor real para o cliente.

“O modelo de entrega que criámos para o cliente era simples. Criámos uma plataforma comum em que as melhores práticas são partilhadas em todos os locais, o que nos ajuda a gerir tudo nas 43 instalações do cliente. Todos os pedidos passam pela nossa linha de apoio central, o que nos permite supervisionar tudo e melhorar permanentemente a eficiência do serviço. Ainda mais importante, agora o cliente pode aceder a informações essenciais das instalações num único lugar, o que é muito mais eficaz.”

Os resultados falam por si. Ao passar para um único fornecedor, o cliente reduziu custos, melhorou eficiências e agora tem uma imagem clara de todos os seus ativos.

Preparar-se para uma parceria de IFS

A ISS simplifica serviços de gestão de instalações para milhares de clientes, muitos deles organizações multinacionais. Para as empresas que estão a ponderar uma solução de fornecedor único, JK partilha este conselho para as ajudar a prepararem-se.

“Têm de definir claramente o objetivo da vossa empresa e os resultados que pretendem obter com o serviço”, explica. “Também precisam de identificar os riscos de passar de um tipo de serviço para outro e ter a certeza de que possuem uma estrutura organizacional correta a funcionar. Finalmente, devem reunir o máximo de dados possível, sobre os vossos ativos, a respetiva condição e os custos atuais. Iremos utilizá-los como ponto de partida para vos ajudar a definir um serviço que apoie a vossa atividade e que cresça convosco.”

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