Por que razão a experiência nos espaços de trabalho é mais importante do que nunca durante a COVID-19

As experiências nos espaços de trabalho funcionam como interligação que agrega uma cultura organizacional. Através de momentos de serviço, eventos de colaboradores e design, os espaços podem tornar-se mais do que apenas paredes e secretárias, convertendo-se em espaços onde as pessoas podem fazer melhor o seu trabalho tornando-o mais produtivo. E divertirem-se enquanto fazem isso.

Mas num mundo em que cada vez mais profissionais se encontram online ainda precisamos de experiências nos espaços de trabalho? De acordo com Signe Adamsen, Head of Workplace Experience da ISS, necessitamos delas mais do que nunca e precisamos de um plano para um modelo híbrido de experiências dos espaços de trabalho presenciais e à distância.

Um impacto duradouro sobre o futuro do trabalho

A COVID-19 conduziu a mudanças drásticas no modo como trabalhamos. Graças à maior experiência de teletrabalho do mundo ficámos a saber o que funciona e o que não funciona. Os espaços de trabalho físicos normalmente são muito melhores para criar dias de trabalho saudáveis para as pessoas, com serviços de refeições mais equilibradas e nutritivas, um ambiente de trabalho mais ergonómico, melhor qualidade do ar e toda uma série de outros benefícios. Os colaboradores que trabalham a partir de casa frequentemente podem sentir uma falta de colaboração e comunicação, um sentimento de falta de ligação e de solidão, assim como problemas de saúde mental e física.

“Desligar depois do trabalho, problemas de saúde mental e pouco trabalho de equipa são apenas algumas das dificuldades que os trabalhadores estão a encontrar. Isto cria problemas com o envolvimento do colaborador e acarreta um custo real para as empresas, em termos de perda de produtividade, mas também perda de talento, pois os colaboradores procuram novas oportunidades que sejam mais motivadoras.”

Embora o conceito de trabalhar a partir de casa tenha ganho uma nova relevância nos últimos meses, a mudança para um modelo híbrido com um misto de trabalho presencial e teletrabalho está em curso há muitos anos, muito antes da chegada da pandemia. Os avanços tecnológicos tiveram um importante papel neste desenvolvimento.

“A tecnologia proporcionou condições de trabalho mais flexíveis como as reuniões virtuais e plataformas online, pelo que os atuais colaboradores dispõem de melhores oportunidades de colaboração e comunicação,” afirma Signe. “Isso cria uma ponte entre a casa, o escritório e até locais externos, como soluções de co-working.”

Para os empregadores que queiram oferecer teletrabalho, existem importantes vantagens no que se refere ao recrutamento e à retenção de talentos. De acordo com um estudo recente da Slack, 72% dos trabalhadores inquiridos pretendem uma combinação de trabalho no escritório e em casa. Outro estudo recente sugere que dar aos trabalhadores a flexibilidade de trabalhar a partir de qualquer lugar pode aumentar a produtividade em 4,4%.

Esta tendência terá de ser integrada em estratégias do espaço de trabalho, a curto e a longo prazo. Irá aumentar a procura por experiências de serviço mais efetivas e individualizadas que ajudem os colaboradores a trabalhar no escritório, em casa ou até talvez em pontos de encontro na comunidade local, locais onde a panóplia de tecnologias ultrapassa a do escritório em casa.

Para os colaboradores em teletrabalho, as experiências irão procurar oferecer flexibilidade sobre onde e quando trabalhar, apoiar a produtividade, a conectividade, o bem-estar físico e mental, e garantir que as orientações de segurança da empresa são cumpridas quando trabalham fora do escritório. Desempenham também um papel fundamental na promoção de um forte sentimento de pertença através de eventos virtuais, como os encontros happy hour de sexta-feira, concursos de cultura geral, ioga e outras atividades físicas.

Para o escritório físico, haverá a necessidade de destacar o seu papel como palco partilhado de colaboração, comunicação, inovação e reuniões informais a realizar segundo diversos formatos, dando resposta às necessidades variáveis de diferentes comunidades e culturas de trabalho. 

Conectar comunidades

Como o aumento do teletrabalho já vinha a acontecer muito antes da COVID-19, a ISS já dispunha de um histórico com clientes para alavancar os benefícios desta nova abordagem de trabalho. Em conjunto com os nossos clientes e equipas de prestação de serviços, concentramo-nos na criação de experiências memoráveis do espaço de trabalho que deram lugar a colaboradores satisfeitos e produtivos, quer o espaço de trabalho fosse físico quer virtual.

A criação de comunidades está no centro da nossa abordagem. Desde ideias de pequena escala a iniciativas globais, a nossa equipa de Workplace Experience adota uma abordagem de 360 graus para anular a diferença entre “trabalho como um espaço” e “trabalho como uma comunidade.”

“Trabalhamos com os nossos clientes para apoiar a suas estratégias de negócio global, criando um plano baseado nas suas necessidades e tendo em conta onde pretendem estar,” diz Signe. “A experiência nos espaços de trabalho não acontece por acaso. É bastante planeada e personalizada para cada cliente específico."

Assim como disponibilizar apoio prático à mudança comportamental para se ajustar a uma cultura de trabalho híbrida, fornecendo equipamentos de escritório doméstico e estabelecendo formas de colaboração produtivas, a ISS aconselha os clientes sobre como formular novas estratégias do local de trabalho à distância e presencial. A transição para uma nova abordagem híbrida ao trabalho presencial e à distância exige um planeamento cuidado.

O espaço de trabalho, redefinido

O modo como trabalhamos e onde trabalhamos está a mudar e não existe uma solução "geral" para os desafios que todos enfrentamos. No futuro, o espaço de trabalho tem de justificar a deslocação. Uma experiência centrada nas pessoas em que os trabalhadores se sentem seguros, saudáveis e capacitados. Tem de ser um espaços projetado de modo a poder estimular comportamentos saudáveis e que forneça uma ampla gama de configurações para capacitar cada indivíduo a fazer o seu melhor trabalho.

Os KPIs serão os mesmos que antes da COVID-19: atrair e reter as pessoas certas e garantir que as mesmas são produtivas, assim como a eficiências de custos, a transparência, a proteção da marca e a consistência. No entanto, as organizações terão de abordar estas questões com uma maior atenção tendo em conta a saúde e o bem-estar das pessoas. Criar ambientes de trabalho mais seguros e saudáveis após a COVID-19 significa também dar resposta a maiores exigências de sustentabilidade, flexibilidade e experiências gratificantes de serviço, independentemente de onde as pessoas escolherem trabalhar.