caso

Risparmiare tempo e denaro con i Facility Services Integrali

Quando un’azienda cresce, cresce anche il suo portafoglio immobiliare, portando complessità, aumento dei costi e, in alcuni casi, inconsistenze nella qualità, sicurezza e compliance del Facility Management. Ecco come abbiamo aiutato una società di ingegneria multinazionale a risparmiare denaro, trasformando radicalmente il suo approccio al Facility Management.

Saving time and money with Integrated Facility Services

Risultati

100

%

di esercizio senza interruzioni

13,80

%

di risparmio sui costi di Facility Management fino ad ora

7

+

milioni di ore di servizio con tasso di infortuni (LTIF) zero

4.000

+

attività di manutenzione preventiva pianificate

330

+

fornitori di servizi in meno

Il cliente – una società di ingegneria globale specializzata in elettrificazione, robotica, automazione e motion – ci ha contattati con una sfida. Le sue strutture indiane comprendono fabbriche, uffici e guest house, gestiti da più di 330 diversi fornitori operanti in 43 sedi. Con così tanti vendor all’opera, per l’azienda era diventato sempre più difficile gestire asset, costi e qualità. In che modo ISS poteva aiutarlo ad ottimizzare e semplificare il Facility Management?

Da tanti a uno

“Lavorare con molti fornitori è davvero impegnativo per le aziende”, riflette JK, Account Director di ISS India. “Diciamo che un’organizzazione ha cinque uffici. Queste unità possono servirsi di due, tre o anche cinque diverse società di Facility Management (FM). Tali aziende, a loro volta, si servono di diversi fornitori per il cleaning, gli aspetti tecnici, la sicurezza o il supporto per l'accoglienza. Con tante persone in tante sedi non può esserci standardizzazione, poiché queste aziende non comunicano tra loro né usano tecnologie comuni per condividere le conoscenze. Viene così lasciato al cliente l’onere enorme di gestire tutto ciò.”

Nel 2017, il cliente ha deciso di consolidare le sue operazioni FM, per definire nuovi standard di eccellenza, gestire meglio il rischio e, ultimo ma non meno importante, ridurre i costi. È passato da un modello multi-fornitore a un solo outsourcer e ha nominato ISS India quale sua partner di Servizi di Facility Integrali (IFS).

Garantire una transizione snella

Dovendo mantenere i contatti con un numero così elevato di fornitori, ISS ha dovuto pianificare la transizione attentamente.

“Quando abbiamo iniziato il percorso con il cliente, la prima mossa che abbiamo fatto è stato concordare obiettivi chiari e livelli di servizio. Abbiamo valutato i rischi e come mitigarli. E abbiamo messo a punto un piano di transizione e passaggio dettagliato e un piano di comunicazione per la gestione del cambiamento”, spiega l’Account Director.

Una della principali sfide della fase di pianificazione era avere un quadro chiaro degli asset del cliente. “In alcuni casi mancavano dati sulle sue attrezzature; sulla condizione in cui si trovava; o i costi della gestione. Siamo tuttavia riusciti a recuperare questi dati e a raccoglierli in un unico posto, facilitando al cliente la gestione del rapporto sullo stato cliccando semplicemente su un pulsante — qualcosa che prima non poteva fare.”

L’account team non ha solo considerato gli asset materiali dei diversi asset del cliente, effettuando una valutazione di condizionamento degli asset e preparando un adeguato piano di manutenzione, ma ha gestito anche il reclutamento. “Il nostro piano di transizione comprendeva l’identificazione delle competenze necessarie per l’assunzione e formazione delle persone. Dovevamo essere certi che i team erano costituiti da persone in grado di essere multitasking e lavorare in modo efficiente.”

Fornire un servizio economicamente vantaggioso ed effettivamente funzionante

Questo modello “in autonomia” — dove ISS gestisce tutti i servizi, incluso il reclutamento del personale — apporta un vero e proprio valore al cliente.

“Il modello di fornitura che abbiamo creato per il cliente era semplice. Abbiamo messo a punto una piattaforma comune dove le Best Practice vengono condivise in tutte le posizioni, aiutandoci a gestire ogni cosa in tutte le 43 sedi del cliente. Ogni richiesta passa attraverso il nostro help desk centrale che ci permette di sorvegliare tutto e migliorare costantemente l’efficienza del servizio. Cosa più importante, il cliente adesso può accedere alle informazioni fondamentali di facility in un unico punto, per una soluzione molto più efficiente.”

I risultati parlano da soli. Passando a un singolo fornitore, il cliente ha ridotto i costi, migliorato le efficienze e adesso ha una chiara immagine di tutti i suoi asset.

Preparare la partnership IFS

ISS ottimizza servizi di Facility Management per migliaia di clienti, molti dei quali sono organizzazioni multinazionali. Per le società che prendono in considerazione la soluzione con un singolo fornitore, JK deve condividere questo consiglio per aiutarle a prepararsi.

“Dovete definire chiaramente il vostro obiettivo aziendale e i risultati che volete dal servizio”, spiega. “Dovete anche identificare i rischi che comporta passare da un tipo di servizio ad un altro ed essere certi di avere in essere la struttura organizzativa adeguata. Infine dovreste raccogliere più dati e informazioni possibile — sui vostri asset, la loro condizione i costi correnti. Sarà questo il nostro punto di partenza per aiutarvi a definire un servizio in grado di assistere e sostenere la vostra attività e crescere insieme a voi.”

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