Wie KI Bid Management Teams im Facility Management stärkt

Im Bid Management kommen täglich umfangreiche Dokumente, Ausschreibungsunterlagen und Konzeptanforderungen zusammen. Hier geht es darum, komplexe Ausschreibungen und Kundenanforderungen in überzeugende, wettbewerbsfähige Angebote zu übersetzen. KI unterstützt uns dabei, indem sie Inhalte analysiert, strukturiert, zusammenfasst und Vorschläge für Angebotsinhalte formuliert. Wichtig ist: Die KI nutzt dabei das interne Unternehmenswissen aus SharePoint, OneDrive und bestehenden Unternehmensdokumenten und arbeitet mitten im gewohnten Office-Umfeld.

Vorteile

Verbesserte Datenqualität und Konsistenz
Schnellere Bewertung von Ausschreibungsanforderungen
Höhere Angebotsqualität durch automatische Nutzung geprüfter Inhalte
Weniger Risiko durch klarere Entscheidungsgrundlagen
Zeitgewinn für konzeptionelle und strategische Aufgaben

Wie funktioniert das bei ISS in der Praxis?

Bei uns arbeiten die ISS Solution and Pricing Teams aus Deutschland, der Schweiz und Österreich eng zusammen. Gemeinsam wollen wir eine moderne Arbeitsumgebung schaffen, die Zusammenarbeit erleichtert und die Qualität unserer Angebote hebt. Als Basis haben wir eine strukturierte Wissensdatenbank geschaffen, die via SharePoint konsistente Dokumente, Infosheets und Servicebeschreibungen bereitstellt. Diese gemeinsame Grundlage macht grenzüberschreitendes Arbeiten einfacher und schafft einheitliche Qualitätsstandards. Unsere Wissensdatenbank ist das Fundament aller KI-gestützten Prozesse im Bid Management. 

Copilot M365 als Herzstück unserer KI Lösung
 

Wir setzten auf Copilot M365. Die enge Integration in Word, PowerPoint, Excel, Outlook und Teams eröffnet völlig neue Arbeitsweisen. Copilot greift direkt auf OneDrive und SharePoint zu und versteht Rollen und Aufgaben innerhalb der Organisation. Damit wird KI zu einem Werkzeug, das in unserem täglichen Arbeitskontext denkt und arbeitet. 

Wir verwenden dabei drei Formen von Copilot Unterstützung

Chats
Für schnelle Antworten, Recherchen, Entwürfe oder erste Analysen.

Agents
Automatisierte kleine Programme für wiederkehrende Aufgaben, etwa das Auswerten von Ausschreibungsunterlagen oder das Erstellen von Angebotsinhalten.

Notebooks
Für komplexe Ausschreibungen, in denen viele Dokumente konsistent verarbeitet und strukturiert werden müssen.

Was in den DACH-Ländern begonnen hat, ist heute Teil einer globalen Initiative innerhalb der ISS Community. Immer mehr Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Ländern bringen ihre Perspektiven, Datenquellen und Arbeitsweisen ein. Dieser globale Austausch ist entscheidend, weil unsere Ausschreibungen und Kundenanforderungen weltweit immer komplexer werden.

So entsteht ein internationaler Wissenskreislauf, in dem Lösungen gemeinsam entwickelt, lokal angepasst und weitergegeben werden. Das Ergebnis ist kein Einbahnstraßen-Transfer, sondern eine globale ISS Community, die voneinander lernt und sich gegenseitig stärkt.
 

Qualitätssicherung und Grenzen

KI bietet enorme Vorteile. Gleichzeitig achten wir bewusst auf Qualität und Sicherheit. Agents sind leistungsfähig, aber nicht fehlerfrei. Inhalte müssen überprüft werden. Wir achten deshalb auf klare Aufgabenstellungen, vollständige Dokumente und strukturierte Daten. Gute Ergebnisse entstehen nur dann, wenn die Grundlage stimmt.
 

Ein Blick in die Zukunft

Wir arbeiten bereits an der Vernetzung unserer Agents mit Power Automate. Dadurch werden Abläufe künftig noch stärker automatisiert. Auch ein Proposal Checker, ein KI‑gestütztes Werkzeug zur automatischen Qualitätsprüfung von Angebotsdokumenten, und weitere spezialisierte Werkzeuge sind geplant. Das Ziel bleibt unverändert. Wir wollen Teams entlasten und gleichzeitig bessere Angebote erstellen. 

KI im Bid Management ist längst kein Experiment mehr. Es ist ein strategischer Schritt, der Qualität, Geschwindigkeit und Effizienz deutlich verbessert. Für Unternehmen im Facility Management bedeutet das: schnellere Entscheidungen, bessere Konzepte und Angebote. Der kombinierte Ansatz aus globalem Wissensaustausch, strukturierten Daten und leistungsfähigen KI-Tools stärkt nicht nur die DACH-Region, sondern die gesamte ISS Community. 
Uns ist klar ist: Wir sind auf dem richtigen Weg.