Privacy Statement

Data pribadi berarti setiap informasi terkait orang dan/atau badan hukum yang teridentifikasi atau yang dapat dikategorikan (“subyek data”) seperti nama, alamat, nomor telepon dan alamat email Anda.

Kategori khusus dari data pribadi digunakan untuk menjelaskan bagian dari data pribadi, yang dipertimbangkan secara lebih sensitif, dan dapat meliputi informasi seperti ras, asal etnis, agama, orientasi seksual, informasi kesehatan dan keanggotaan serikat dagang.

Kami mengumpulkan data pribadi mengenai karyawan kami, calon karyawan (yaitu kandidat pekerjaan, pelamar kerja), pelanggan, pemasok, perwakilan pelanggan dan pemasok, investor/pemegang saham, pemegang saham lain dan pengguna situs daring kami. Sehubungan dengan pengumpulan data pribadi menurut sistem pelapor kami (“Sistem Speak Up”), harap merujuk secara khusus ke Bagian 3 dari Pernyataan Privasi ini.

Jenis data pribadi yang dapat kami minta untuk Anda sediakan termasuk, tapi tidak terbatas pada, informasi kontak (seperti nama, alamat, nomor telepon dan alamat email), informasi terkait bisnis, foto, video dan dokumen identifikasi.

Kami mengumpulkan data pribadi Anda untuk tujuan berikut:

- Manajemen talenta (misalnya: mengidentifikasi kandidat potensial, merekrut dan mengembangkan karyawan, dll.)

- Administrasi (misalnya: administrasi karyawan, pemeliharaan daftar pemegang saham, dll.)

- Komunikasi (misalnya: dengan investor/pemegang saham, pelanggan saat ini dan potensial, pemangku kepentingan lainnya, dll.)

- Ketentuan layanan kami (misalnya: fasilitasi transaksi; menganalisis dan mengoptimalkan operasi; mempromosikan penawaran kami; menangani keluhan, mengelola hubungan kontraktual, dll.)

- Pengadaan layanan dan produk (misalnya: fasilitasi transaksi; menganalisis pasar; menganalisis dan mengoptimalkan rantai pasokan kami, mengelola hubungan kontraktual, dll.)

- Memantau penggunaan sistem dan situs web kami (misalnya: memastikan penggunaan yang aman dan patuh, menganalisis dan personalisasi pengalaman pengguna, dll.)

Pemrosesan kami akan data pribadi Anda untuk tujuan yang disebutkan di atas berdasarkan pada kepentingan kami yang sah, termasuk tanpa batasan adalah kepentingan kami yang sah untuk menarik, memilih dan mengelola karyawan; memberikan komunikasi yang dapat dipercaya dan terkait, serta mengembangkan bisnis kami. Kami juga dapat memproses data pribadi Anda dalam rangka mematuhi persyaratan legislatif dan peraturan. Dalam situasi tertentu, kami juga dapat memproses data pribadi Anda berdasarkan persetujuan Anda.

Kami memiliki hak untuk berpotensi menahan informasi atau layanan jika kami tidak dapat mengidentifikasi Anda berdasarkan informasi yang diberikan. Oleh karenanya, walaupun adalah hak Anda untuk tidak memberi kami informasi yang diminta, hal ini mungkin membatasi kemampuan kami untuk mendampingi Anda atau memenuhi permintaan Anda.

Sejalan dengan Nilai dan Pedoman Perilaku ISS, integritas bisnis ISS tidaklah dapat dinegosiasikan. Kami berkomitmen untuk menjalankan bisnis sesuai dengan hukum yang berlaku dan standar etika tinggi. Oleh karena itu, kami telah membuat sistem pelaporan yang disebut dengan sistem Speak Up, dan di sana kami juga dapat memproses data pribadi Anda. Harap merujuk pada Kebijakan Speak Up kami di TAUTAN untuk informasi selanjutnya tentang pemrosesan data pribadi Anda, termasuk tanpa batasan informasi tentang jenis data pribadi yang diproses, tujuan pemrosesan, hak subyek data, dll.

Kami umumnya mengumpulkan data pribadi secara langsung dari Anda (kecuali Anda memberikan persetujuan kepada kami untuk memperoleh data tersebut dari pihak ketiga). Kami mengumpulkan data pribadi yang Anda berikan melalui penggunaan Anda atas situs daring kami, media sosial, selama panggilan telepon dengan perwakilan kami, ketika kami menyampaikan dan mengelola layanan kepada Anda dan pada formulir atau korespondensi lainnya yang telah Anda lengkapi.

Jika kami menerima data pribadi tentang Anda yang kami belum minta, dan tidak terkait dengan aktivitas pemrosesan yang dimaksud, kami akan menghapus atau membuat datanya anonim secara permanen, kecuali jika tidak diwajibkan oleh hukum.

Ketika Anda mengunjungi situs daring kami dan menyetujui penggunaan cookies, maka cookies akan tersimpan di perangkat Anda. Cookies adalah bagian kecil dari informasi yang disimpan dalam perangkat keras Anda, yang memberitahu kami bahwa perangkat Anda telah mengakses situs daring kami. Cookies tidak akan dapat mengidentifikasi Anda secara langsung. Jika Anda tak ingin kami mengirimkan cookies, Anda dapat mengatur penelusur situs daring Anda untuk menolaknya. Jika Anda menyetujui penggunaan cookies di situs daring kami, kami akan memproses informasi pribadi Anda berkenaan dengan cara Anda menggunakan situs daring kami dan kami menggunakan cookies untuk mengumpulkan data dari situs daring kami untuk tujuan dan berdasarkan kepentingan kami yang sah untuk membantu kami memahami mana dari laman kami yang terpopuler dan kapan waktu puncak penggunaannya, juga informasi lain tentang alamat Protokol Internet (IP), merujuk alamat situs daring, catatan aktivitas aplikasi dan catatan kesalahan yang membantu kami memperbaiki konten dan membuat navigasi di situs daring kami menjadi lebih mudah.

ISS menggunakan Google Analytics atau peralatan serupa untuk memperoleh informasi tren tentang interaksi pengguna dengan situs daring kami, untuk tujuan administrasi sistem dan mengidentifikasi masalah serta memperbaiki situs daring. Google Analytics menggunakan cookies pihak pertama untuk melaporkan interaksi pengunjung. Cookies ini digunakan untuk menyimpan informasi, seperti waktu saat kunjungan terjadi, apakah pengunjung pernah berkunjung ke situs kami sebelumnya, dan situs apa yang merujuk pengunjung ke laman daring. Untuk informasi selanjutnya tentang Google Analytics, dan tautan ke Kebijakan Privasi Google serta alat untuk keluar dari Google Analytics, kunjungi https://support.google.com/analytics dan ulas di bagian Privasi & Keamanan Data.

Tidak ada cookies yang dikendalikan oleh ISS akan tersimpan di perangkat Anda kecuali Anda menyetujuinya. Pengecualian pada aturan ini adalah cookies yang diperlukan untuk fungsionalitas inti situs. Anda dapat memilih pengaturan di penelusur daring yang memungkinkan penyimpanan ketentuan cookies berdasarkan persetujuan. Jika Anda hanya ingin menerima cookies ISS tapi bukan cookies dari penyedia dan mitra layanan kami, Anda dapat memilih “Blokir cookies pihak ketiga” pada penelusur Anda. Secara umum, akan ada tampilan melalui fungsi Bantuan pada daftar menu penelusur daring, memberitahu cara menolak cookies baru dan menonaktifkan cookies yang sudah diterima. Temukan instruksi mendetail tentang cara menghilangkan cookies di sini:

Menghapus cookies di Internet Explorer
Menghapus cookies di Google Chrome
Menghapus cookies di Safari
Menghapus cookies di Mozilla Firefox

Situs daring kami dapat mengandung tautan ke situs daring pihak ketiga. Harap diketahui bahwa istilah dari Pernyataan Privasi ISS Global ini tidak berlaku pada situs daring eksternal. Jika Anda ingin mengetahui bagaimana pihak ketiga menangani data pribadi Anda, Anda perlu mengontak pihak ketiga tersebut dan merujuk ke pernyataan privasi mereka.

Kami dapat membagikan data pribadi Anda, untuk setiap tujuan yang disebutkan pada bagian 2 di atas, dengan pihak ketiga. Pihak ketiga tersebut termasuk: Entitas perusahaan lain, agen, penasihat eksternal, penyedia layanan eksternal dan kontraktor kami (seperti penyedia surat, agen komersial atau layanan dukungan/support services), badan pemerintahan termasuk penegak hukum, badan pembuat peraturan dan penyelesaian perselisihan (atau badan lainnya yang mana penyingkapan tersebut diwajibkan oleh hukum atau putusan pengadilan) dan setiap orang atau entitas yang penyingkapan datanya disahkan oleh Anda.

Ketika kami menyingkap data pribadi Anda kepada pihak ketiga yang mewakili kami dalam memproses data pribadi, kami mengambil semua langkah-langkah wajar untuk memastikan bahwa pihak ketiga tersebut akan melaksanakan langkah perusahaan dan teknis yang sesuai, dan terikat oleh kerahasiaan dan kewajiban hukum berkenaan dengan perlindungan data pribadi Anda. Potensi penyingkapan data pribadi Anda dijalankan sesuai dengan kepatuhan pada persyaratan hukum. Ini berarti pemrosesan tersebut dikawal oleh persetujuan pemrosesan data guna menjamin bahwa data pribadi tidak diproses untuk tujuan lain daripada yang sudah jelas dinyatakan, dan untuk memastikan bahwa pihak ketiga kami menjunjung tinggi langkah-langkah keamanan yang memadai untuk melindungi data pribadi Anda.

Kami tidak akan menyingkap data pribadi Anda kepada perusahaan pihak ketiga yang berlokasi di luar negara yang kami terima informasinya (sebagaimana berlaku) tanpa persetujuan tertulis Anda terlebih dulu, kecuali diatur di bawah atau ketika penyingkapan disahkan atau diwajibkan oleh hukum atau putusan pengadilan.

Kami dapat mengalihkan data pribadi Anda di dalam Grup ISS, dan kepada operasional atau kontraktor kami yang berlokasi di luar Uni Eropa (EU)/Area Ekonomi Eropa (EEA). Namun begitu, setiap pengalihan tersebut tidak mengubah komitmen kami untuk mengamankan data pribadi Anda menurut Pernyataan Privasi ini.

Jika data pribadi Anda dialihkan keluar Uni Eropa (EU)/Area Ekonomi Eropa (EEA), ISS menjamin tingkat keamanan yang memadai dengan mengirimkannya ke negara yang disetujui oleh Komisi UE karena memiliki tingkat perlindungan yang memadai, atau dengan menandatangani kontrak yang dirancang secara tepat antara ISS dan Entitas non-Uni Eropa (EU)/Area Ekonomi Eropa (EEA) yang menerima data.

ISS dapat menggunakan data pribadi Anda untuk memberikan Anda informasi tentang layanan dan produk kami, atau yang disediakan oleh pihak ketiga, yang dianggap berkaitan untuk Anda. Dengan persetujuan khusus Anda, kami dapat memberikan data pribadi Anda ke perusahaan pihak ketiga tersebut untuk tujuan pemasaran tertentu.

Berdasarkan sifat alami hubungan bisnis kami, kami berharap bisa memakai Anda sebagai referensi ketika mempromosikan bisnis kami kepada orang lain. Dalam hal demikian, kami akan meminta persetujuan khusus Anda dan hanya akan menyingkapkan data pribadi sejauh persetujuan yang kami miliki.

Anda bisa meminta kami setiap saat untuk tidak menghubungi Anda tentang produk atau layanan dan untuk tidak menyingkapkan data Anda kepada orang lain untuk tujuan tersebut dengan menghubungi kami atau, Anda bisa memilih, dengan mengklik tombol “berhenti berlangganan” pada pesan email promosi kami.

Data pribadi Anda tersimpan dalam bentuk dokumen cetak dan/atau berkas dan pencatatan elektronik. Kami sudah menerapkan pengamanan data pribadi yang kami proses, sebagaimana diwajibkan oleh hukum, untuk melindunginya dari penyalahgunaan, campur tangan, kehilangan, akses tidak sah, modifikasi atau penyingkapan. ISS memiliki sejumlah langkah pengamanan teknis yang berlaku. Hal ini termasuk beragam sistem dan langkah pengamanan komunikasi, begitu pula penyimpanan yang aman bagi dokumen cetak dan penggunaan enkripsi. Selain itu, akses ke data pribadi Anda akan dibatasi kepada mereka yang memerlukan akses untuk memenuhi tujuan tertentu.

Kami hanya menyimpan data pribadi Anda selama diperlukan untuk tujuan kami dalam memproses data, dan sesuai dengan standar Grup kami mengenai retensi dan penghapusan.

Jika Anda karyawan ISS, kami akan menyimpan data pribadi Anda hingga periode lima (5) tahun setelah hubungan kerja berakhir atau untuk periode yang lebih lama bilamana diwajibkan oleh hukum setempat yang berlaku.

Jika Anda pelamar kerja, kami akan menyimpan data pribadi Anda untuk tujuan perekrutan mendatang sesuai dengan persetujuan Anda. Dalam hal berpotensi adanya perselisihan terkait proses perekrutan, data pribadi Anda dapat disimpan hingga enam (6) bulan setelah selesainya proses perekrutan.

Jika Anda investor atau pemegang saham, kami akan menyimpan data pribadi Anda selama Anda menjadi investor atau pemegang saham, dan, jika terkait bagi dokumen tertentu perusahaan, selama ISS ada sebagai perusahaan.

Jika data pribadi Anda menjadi bagian dari catatan keuangan, secara umum kami akan menyimpan data pribadi Anda untuk periode lima (5) tahun dari akhir tahun keuangan pada saat catatan keuangan tersebut ditetapkan atau untuk periode yang lebih lama apabila diwajibkan oleh aturan yang berlaku.

Jika Anda telah menyetujui untuk menerima pemasaran langsung melalui sarana elektronik, kami berkewajiban untuk menyimpan data pribadi Anda hingga dua (2) tahun setelah Anda menarik persetujuan dalam rangka mendokumentasikan kepatuhan terhadap aturan spam yang berlaku.

Jika Anda pengguna situs daring kami, harap melihat periode penyimpanan cookies di atas.

Jika Anda pelanggan saat ini, calon pelanggan atau pemasok, kami secara umum akan menyimpan data pribadi Anda selama periode lima (5) tahun berdasarkan interaksi terakhir kami dengan Anda.

Kami mengambil langkah-langkah wajar untuk menghapus atau secara permanen menganonimkan semua data pribadi setelah tak lagi bisa digunakan sesuai dengan Pernyataan Privasi ini.

Kami mengambil langkah-langkah wajar untuk memastikan bahwa Anda dapat menjalankan hak perlindungan data Anda. Kecuali dinyatakan sebaliknya dalam perundangan perlindungan data tertentu, Anda memiliki hak-hak sebagai berikut:

Anda berhak memperoleh akses ke data pribadi Anda dan meminta salinannya. Anda juga berhak melakukan pembetulan data pribadi yang kami proses dan berhak untuk menghapusnya. Anda dapat berkeberatan dengan pemrosesan kami terhadap data pribadi Anda, termasuk dalam pemrosesan data pribadi Anda untuk tujuan pemasaran langsung, atau meminta kami untuk membatasi pemrosesan kami. Selanjutnya, dalam beberapa kasus Anda dapat meminta untuk memperoleh salinan data pribadi Anda dalam bentuk terstruktur, yang umum digunakan, dan terbaca mesin, dan berhak untuk mengirimkan data tersebut ke pengendali lain (portabilitas data). Jika pemrosesan kami terhadap data pribadi Anda semata-mata berdasarkan persetujuan Anda, Anda dapat menarik persetujuan kapan saja. Harap diketahui bahwa hal ini tidak memengaruhi kami dalam memproses data pribadi Anda sebelum penarikan persetujuan dari Anda.

Apabila Anda memiliki pertanyaan tentang Pernyataan Privasi ini atau Anda hendak menjalankan hak perlindungan data Anda, harap hubungi Data Protection Officer Grup kami secara tertulis di:

- Alamat: Data Protection Officer Grup, ISS A/S, Buddingevej 197, DK 2860 Soeborg, Denmark

- E-mail: dpo@group.issworld.com

Anda tidak akan didakwa karena menjalankan hak perlindungan data Anda. Meski demikian, Anda dapat dikenakan biaya untuk salinan tambahan dari data pribadi Anda sesuai dengan hukum perlindungan data yang berlaku.

Sebelum menjawab permintaan subyek data, kami harus memastikan identitas subyek data yang meminta. Lalu, permintaan subyek data harus dilengkapi dengan informasi terkait yang diperlukan ISS guna mengidentifikasi Anda dan memproses permintaan Anda. Jika berkaitan, kami akan mengambil langkah-langkah wajar untuk memastikan bahwa data pribadi tersebut diperbaiki atau dihapus, memberitahu Anda perihal perbaikan/penghapusan, begitu pula memberitahu setiap penerima data pribadi lainnya ketika kami diharuskan untuk melakukannya menurut peraturan perlindungan data yang berlaku.

Kemungkinan ada situasi dimana kami akan menolak permintaan untuk perbaikan atau penghapusan. Dalam hal demikian, Anda bisa meminta agar kami mencantumkan pernyataan dengan data pribadi yang Anda hendak perbaiki atau hapus.

Kami akan memproses dan membalas permintaan Anda tanpa tertunda dan dalam hal apa pun dalam waktu satu (1) bulan dari penerimaan permintaan, kecuali kami berhak memperpanjang periode tanggapan menurut hukum perlindungan data yang berlaku. Dalam hal perpanjangan periode, kami akan menghubungi Anda tentang hal itu, yang disertai dengan alasan penangguhan. Jika kami tidak dapat memenuhi permintaan Anda, Anda akan menerima penjelasan tertulis mengenai alasannya, begitu pula detail pilihan Anda selanjutnya apabila Anda tidak puas akan jawaban kami.

Anda dipersilakan untuk menghubungi kami secara anonim. Namun, jika Anda memilih untuk anonim, kemampuan kami untuk memberi Anda layanan atau informasi yang Anda perlukan akan terbatas.

Jika Anda ingin mengeluhkan tentang pemrosesan kami terhadap data pribadi Anda, harap hubungi Data Protection Officer Grup:

- Telepon +45 38 17 62 01

- Alamat: Data Protection Officer, ISS A/S, Buddingevej 197, DK 2860 Soeborg, Denmark

- Email ke dpo@group.issworld.com

Kami akan berusaha melakukan yang terbaik untuk menyelesaikan keluhan Anda secepat mungkin. Jika Anda tidak puas dengan hasil dari keluhan Anda, Anda dapat merujukkan keluhan ke:

Datatilsynet (Otoritas Perlindungan Data Denmark)

- Telepon: +45 33 193 200

- Alamat: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Denmark

- Situs daring: www.datatilsynet.dk

Untuk informasi lanjutan tentang privasi secara umum, Anda bisa mengunjungi situs daring Otoritas Perlindungan Data Denmark di www.datatilsynet.dk.

Kami dapat mengulas, mengubah atau memperbarui Pernyataan Privasi kami dan cara kami memproses data pribadi dari waktu ke waktu. Kami akan mengunggah Pernyataan Privasi yang sudah diperbarui di situs daring kami di www.issworld.com. Setiap istilah yang diperbaiki akan berlaku sejak tanggal diunggah.

Download the files related to the ISS BCR policy here.

ISS BCR policy

ISS BCR - Appendix 1 (Standard on the data subject's rights of access)

ISS BCR - Appendix 2 (Audit Standard)

ISS BCR - Appendix 3 (Complaint Handling Procedure)

ISS BCR - Appendix 4 (Co-operation Procedure)

ISS BCR - Appendix 5 (Updating Procedure)