De waarde van een krachtig distributieketen tijdens COVID-19 

Op de top van de COVID19-pandemie in China stond ons Supply Chain & Procurement-team voor een unieke uitdaging: Zorgen dat medewerkers van ISS in China, het eerste land dat getroffen werd door COVID-19, de juiste persoonlijke beschermingsmiddelen had in een tijd waarin deze middelen enorm schaars waren. En het ging niet alleen om persoonlijke beschermingsmiddelen. De vraag breidde zich al snel uit naar ontsmettingsmiddelen voor handen, desinfecterende schoonmaakmiddelen en andere essentiële benodigdheden.

“We moesten in no-time zorgen dat er apparatuur beschikbaar was,” legt Procurement Manager Ana Guim uit. “Het was voor het hele team een zware taak om te zorgen dat ons personeel de juiste middelen kreeg. Als er een order binnenkwam, dan ging degene die beschikbaar was naar het magazijn om de order klaar te maken. We werkten samen met de leverancier en pakten de zending opnieuw in naar de behoefte van iedere locatie. Omdat er een tekort was, moesten we de precieze hoeveelheid benodigde artikelen sturen.” 

We doen het samen

Het team van Ana maakte dagen van 18 uur. Ze zaten tot 1 of 2 uur 's ochtends online te vergaderen om behoeften te bespreken, te overleggen met leveranciers en leveringen te regelen aan lokale ISS-locaties in het hele land. En om 7 uur 's ochtends stonden ze weer paraat om de voortgang te controleren. 

De situatie was veel lastiger, omdat China het eerste land was dat getroffen werd door de pandemie. Ons team had ervaring opgedaan tijdens de SARS-epidemie in 2003. We implementeerden snel de benodigde structuren en processen om deze noodsituatie te coördineren. Maar de COVID-19-pandemie was van een omvang die niemand ooit eerder had meegemaakt en we moesten in deze situatie enorm vindingrijk zijn. Bijvoorbeeld met het zoeken naar alternatieve schoonmaakmiddelen of nieuwe leveranciers van mondmaskers.
 
“Het vroeg veel teamwork om de juiste goedkeuringen te krijgen. We hebben 's nachts veel handleidingen en richtlijnen gelezen. We hadden een gezamenlijke verantwoordelijkheid jegens ons personeel en onze klanten en we moesten het klaarspelen,” vertelt Ana. “Er heerste een enorm gevoel van saamhorigheid. Niet alleen binnen ons team. Ook bij de rest van de organisatie en tussen onze partners en klanten. We moesten het samen aanpakken en er alles aan doen om te zorgen dat het lukte.”

Deze inspanningen wierpen hun vruchten af. Ondanks de situatie heeft niemand van ISS gewerkt zonder de juiste persoonlijke beschermingsmiddelen en niemand van het personeel van ISS in China heeft het coronavirus opgelopen. Gezien de omstandigheden een ongelofelijke prestatie. 

 

Best practices delen

Het werk dat door ISS in China gedaan werd, had nog veel meer voordelen. ISS is een internationale organisatie en onze landenteams delen regelmatig de geleerde lessen, ervaringen en best practices. Dit gingen we vaker doen zodra duidelijk werd dat COVID-19 zich over de hele wereld verspreidde. 

Veel van de systemen en procedures die ontwikkeld waren in China, werden geïmplementeerd in andere landen toen het virus zich verspreidde, legt Vincent Robyn, Asia Pacific Supply Chain & Procurement Director, uit.

“Alle geleerde lessen werden op regionaal en groepsniveau opgepakt,” vertelt hij. “Dat maakte een enorm verschil. Andere landen en regio's namen ons stuurmodel en onze aanpak over. Zo konden we risicovolle leveringen in andere landen veel eerder verlagen. Mijn complimenten gaan uit naar de mensen in het veld, zoals Ana en haar team.”

Deze internationale aanpak is tekenend voor hoe we bij ISS werken. Zowel in normale tijden als in tijden van crisis. Onze hoge standaards zijn het gevolg van betrokken mensen. Onze procedures en best practices worden gedeeld, zodat we klanten over de hele wereld gemoedsrust kunnen bieden.